Paul Blackmore, Intranets

Abstract

Paul Blackmore. Intranets: a guide to their design, implementation and management. London: Aslib-IMI, 2001. xv, 188 p. ISBN 0-85142-441-4. Eur 37,50.
A dispetto del titolo, il volume non è un manuale tecnico rivolto a informatici, ma una panoramica sugli aspetti economico/gestionali dell'impatto dell'Intranet sulle organizzazioni pubbliche e private. Un'Intranet è una rete locale di computer in cui è implementata la tecnologia propria di Internet: l'accesso alle informazioni e alle risorse condivise della rete e la loro diffusione avviene così attraverso l'interfaccia del browser, con le stesse modalità della navigazione nel Web di Internet (che, ricordiamo, non è altro che un insieme di reti) ed è indipendente dal tipo di computer e di sistema operativo utilizzato. Le informazioni sono presentate sotto forma di pagine Web, con contenuti fissi o resi dinamici con il collegamento a database, e con la possibilità di ricercare o di inserire nuove informazioni direttamente dal browser. L'accesso all'Intranet è controllato e ristretto agli appartenenti all'organizzazione proprietaria della rete.
Intranet forma una sorta di corporate memory che, oltre a documentazione tecnico/legislativa, bilanci, database di clienti, fornitori e prodotti ecc., può contenere anche portali aziendali, pagine Web personali, newsletter, link, motori di ricerca, forum di discussione, chat.I vantaggi economici sono rilevabili soprattutto in termini di risparmio di tempo per l'elaborazione e la distribuzione dei documenti. I costi dell'Intranet sono dovuti principalmente all'hardware, all'utilizzo di personale specializzato per la progettazione e la manutenzione e alla formazione del personale; per minimizzare i costi, il volume propone un modello, articolato in cinque fasi, ognuna illustrata da parecchi casi reali di adozione dell'Intranet in aziende, enti, università.
La prima fase, Initiation, parte da quei settori dell'organizzazione già dotati di computer collegati in rete, il cui personale più motivato e informato può essere utilizzato come "sponsor" per divulgare e pubblicizzare l'uso della rete presso i colleghi, diffondendone l'utilizzo anche presso gli altri settori. L'obiettivo da raggiungere costituisce la seconda fase, Contagion: l'utilizzo quotidiano dell'Intranet da parte di almeno il 40% degli appartenenti all'organizzazione.I documenti significativi dell'organizzazione vanno resi accessibili e ricercabili dall'Intranet, convertendoli in formato HTML, recuperandoli dai database o rendendoli scaricabili via FTP; nella terza fase, Control, le procedure di immissione delle informazioni devono essere standardizzate, individuando il personale responsabile, per evitarne il proliferare incontrollato (information overload) e per controllarne la validità, anche in riferimento a eventuali problemi legali (copyright, sicurezza, contenuti offensivi: la questione viene approfondita nell'appendice A del volume).
In queste due fasi le LIS (Library and Information Services) dell'organizzazione hanno un ruolo centrale: il personale delle biblioteche o centri di documentazione dell'organizzazione, che già possiede approfondite conoscenze per la gestione, l'accesso e la diffusione dell'informazione, provvederà a fornire l'accesso dall'Intranet a cataloghi, a banche dati (online e su CD-ROM), alla letteratura grigia e alle riviste elettroniche. Nella quarta fase, Integration, l'Intranet diventa la depositaria di ogni informazione, processo, conoscenza e quindi apprendimento esistenti nell'organizzazione. L'utilizzo di Groupware, ovvero di software che fornisce un ambiente di lavoro collaborativo, incoraggia il lavoro di gruppo online (Computer-Supported Collaborative Working, CSCW). La parte della rete accessibile anche all'esterno (Extranet) incrementa le comunicazioni con i clienti, i fornitori (e-commerce) e i lavoratori esterni (telelavoro).
La quinta e ultima parte, Pervasion, è una panoramica sui futuri sviluppi della tecnologia, volta a rendere l'informazione accessibile ovunque e sempre: Web sui cellulari, fornitori di servizi e di applicazioni online, fax e voice-mail, telefonia su Internet, reti wireless. La mancanza di nozioni e consigli di natura tecnica e l'impostazione da manuale di marketing rende il volume di interesse più aziendale che biblioteconomico; è comunque presente una ricca bibliografia e una sezione di approfondimento.