Genevieve Drouhet - Georges Keslassy - Elisabeth Morineau. Records management: mode d'emploi

Abstract

Genevieve Drouhet - Georges Keslassy - Elisabeth Morineau. Records management: mode d'emploi. Paris: ADBS, 2000. iv, 125 p. (Sciences de l'information, série études et techniques). ISBN 2-84365-040-2. $ 26,68.
Il volumetto pubblicato dall'ADBS (Association des professionnels de l'information et de la documentation) si propone come strumento di lavoro per tutti coloro che, all'interno di un'azienda o di un'istituzione, si occupano di gestione dei documenti, sia dal punto di vista del loro contenuto informativo, sia da quello che riguarda il loro valore legale e storico. Gli autori, una documentalista, un informatico e un'archivista, hanno alle spalle il dibattito sviluppatosi in Francia tra i professionisti dell'informazione in seguito all'introduzione dello standard ISO 15489 (Information and documentation - Records management) che in realtà si inseriva in quello, più generale, sulle prospettive dell'archivistica d'impresa.Per i bibliotecari italiani si tratta in ogni caso di una buona lettura, non solo perché essi stessi, nell'istituzione in cui lavorano, sono produttori e utilizzatori di documenti, ma anche perché il libro affronta alcuni temi caratteristici della loro professione, dall'indicizzazione dei documenti alla produzione di liste di autorità.Gli autori illustrano le funzioni e i compiti del records manager, rendendo progressivamente più pragmatica la loro trattazione. Nella prima parte del libro, infatti, essi descrivono le caratteristiche generali di questa professione evidenziandone i legami con quella dell'archivista. Il records manager infatti garantisce l'autenticità dei documenti dell'azienda, ne tutela la conservazione e li rende accessibili. La specificità del suo compito è però intervenire addirittura prima che si avvii il processo di creazione dei documenti. Il suo lavoro viene paragonato a quello di un urbanista, poiché la sua prospettiva è dinamica, volta a programmare e prevedere i percorsi delle informazioni e il loro sedimentarsi all'interno dell'organizzazione.Nella seconda parte del loro piccolo manuale, gli autori illustrano invece le strategie per la realizzazione di un sistema di records management. Un buon progetto di records management dovrà in ogni caso seguire gli obbiettivi e le politiche della direzione dell'azienda per poter classificare tutte le attività e metterle nella giusta relazione tra loro. Essi ritengono essenziale nella fase di progettazione del sistema il coinvolgimento di tutti coloro che producono e consultano documenti. Consigliano inoltre di avvalersi sempre delle competenze di altri professionisti dell'informazione che eventualmente si trovino a lavorare nell'azienda stessa.Gli autori indicano anche una serie di attività indispensabili per la costruzione di un sistema di records management: la stesura di linee guida per la produzione di documenti di qualità, lo studio di formati che ne salvaguardino l'integrità negli eventuali cambiamenti di tecnologia, la definizione di un sistema di indicizzazione del loro contenuto.Nell'ultima parte del libro essi esaminano infine le procedure e il software da adottare, discutono l'opportunità di integrare nel sistema i documenti preesistenti, affermano la necessità di stabilire uno schema di autorizzazioni per la consultazione dei documenti "sensibili", cioè strategici e riservati.Nella descrizione delle fasi e degli strumenti per la costruzione di un sistema di records management, gli autori mettono in rilievo la varietà delle conoscenze che sono necessarie, e le documentano nella bibliografia ragionata che chiude le loro Istruzioni per l'uso: organizzazione aziendale, gestione degli archivi, tecniche di analisi semantica dei documenti. Ma tutto il libro è percorso anche da un altro messaggio. Gestire i documenti di un'azienda significa rispettare la cultura e la sensibilità di chi li produce, e prevedere i bisogni di chi li cercherà. La funzione del records manager si interseca, in questa prospettiva, con quella del knowledge manager, e condivide, di nuovo, le preoccupazioni e il destino di quella degli archivisti.