Prestito interbibliotecario e document delivery in una media biblioteca universitaria: analisi statistiche e tendenze

Abstract

Il servizio di interlibrary loan/document delivery (ILL/DD) vede oggi un progressivo differenziarsi fra prestito interbibliotecario in senso stretto e document delivery, inteso come fornitura di articoli da periodici. Infatti, mentre il prestito interbibliotecario resta una transazione fra biblioteche che solitamente esclude il fine di lucro, il document delivery conosce sempre più il coinvolgimento di fornitori privati a scopi commerciali e tende a rivolgersi direttamente all'utente finale ignorando il tramite della biblioteca.

Aumenta l'importanza del servizio di ILL/DD fra quelli tradizionali delle biblioteche, non solo perché esso è uno dei mezzi riconosciuti per garantire un più ampio accesso all'informazione ma anche dal punto di vista dello sviluppo delle collezioni, particolarmente in relazione alle opere in formato elettronico.

La nuova importanza che il servizio di ILL/DD ha nelle biblioteche di oggi rende necessario ampliare la gamma dei rilevamenti statistici che lo concernono e che devono riguardare almeno: il numero delle richieste trattate, la percentuale di richieste soddisfatte, il rapporto fra prestiti di documenti originali e fotocopie o altre riproduzioni, la distribuzione geografica di richiedenti e fornitori, i tempi di risposta e di fornitura, i costi.

I dati statistici riportati nel presente articolo concernono il servizio di ILL/DD fra il giugno 1996 e il dicembre 1997 presso la Biblioteca d'ateneo di Trento e sono stati raccolti attraverso l'uso di un software di gestione dell'archivio sviluppato in proprio. La Biblioteca dell'Università di Trento tratta oltre 5.300 richieste annue nazionali e internazionali oltre a quelle espletate all'interno del consorzio regionale di biblioteche di cui essa stessa fa parte (il Catalogo Bibliografico Trentino). Parte di esse (circa 450 annue: 75% fotocopie di articoli; 25% monografie in prestito) concerne documenti che a sua volta la Biblioteca fornisce ad altre biblioteche nazionali ed estere.

Le statistiche rivelano che l'andamento delle richieste nel corso dell'anno è molto irregolare e legato alle principali sessioni d'esame e di laurea.

La rilevazione della quantità di richieste inviate alle varie biblioteche consente di rispettare le raccomandazioni IFLA che suggeriscono di rivolgersi per quanto possibile a biblioteche diverse, cosa difficile da realizzare in assenza di un sistema informatizzato di gestione del servizio e se si ha a che fare con grossi volumi di prestito.

I dati sul tempo medio necessario per ricevere il documento sono molto utili anche perché è questa una delle questioni che più interessano l'utente al momento di inoltrare la richiesta. Inoltre essi consentono di individuare le biblioteche più lente e di escluderle da quelle a cui ci si rivolge.

L'analisi mette in evidenza una progressiva diminuzione dei tempi di attesa sia per le richieste con esito positivo sia per quelle con esito negativo e un generale miglioramento del servizio a livello nazionale e internazionale. Questo miglioramento è da attribuire alla maggiore facilità di localizzazione dei documenti e ai nuovi mezzi di comunicazione, oltre al fatto che un numero sempre maggiore di biblioteche attiva il servizio di ILL/DD.

Per quanto riguarda i tempi di attesa per le richieste con esito positivo, la percentuale dei documenti giunti in un tempo compreso fra 0 a 60 giorni è passata dall'89% del secondo semestre del 1996 al 93% del secondo semestre del 1997. I tempi più brevi sono quelli necessari per ricevere gli articoli dal BLDSC (in media 11,7 giorni via posta ordinaria nel secondo semestre 1997), i più lunghi quelli per le monografie ricevute tramite OCLC (in media 42,5 giorni nello stesso periodo).

Nello stesso arco di tempo le risposte negative arrivate entro 30 giorni sono passate dal 71% all'81%. Anche in questo caso le risposte più rapide sono quelle del BLDSC (entro 48 ore via ARTTel).

Resta tuttavia molto alta la percentuale di richieste che non ricevono alcuna risposta: oltre il 25% circa di tutte quelle inviate.

Il British Library Document Supply Centre si conferma il centro più efficiente fra quelli usati dalla Biblioteca d'ateneo di Trento, anche dal punto di vista del progresso tecnologico. L'introduzione del sistema ARTTel per la trasmissione delle richieste via posta elettronica ha ridotto i tempi di attesa anche relativamente alle monografie (da circa 25 giorni a circa 17 giorni). Da notare fra le più recenti novità l'introduzione di ARIEL fra le procedure di trasmissione dei documenti, che la Biblioteca di Trento si propone di adottare per le richieste di alcune fasce di utenza (resta tuttavia lenta e gravosa la stampa dei documenti).

L'insieme di queste statistiche dimostra come sia possibile nel tempo migliorare l'efficienza del servizio di prestito interbibliotecario e fornitura dei documenti pur di fronte a un incremento della richiesta e mantenendo costante il numero degli addetti. Ciò sia grazie all'introduzione di nuovi strumenti di comunicazione e trasmissione dei dati e di individuazione dei documenti sia grazie a un software che consente nel tempo di diminuire la casualità con la quale una richiesta viene inviata.