Appaltare il servizio di distribuzione-prestito e la gestione dell'archivio-deposito

Abstract

 

Se da anni presso la Biblioteca dell'Università di Trento è invalsa la pratica di appaltare parzialmente il servizio di distribuzione-prestito e la gestione dell'archivio-deposito, per la prima volta solo nel 1998 tali servizi, in due dei quattro poli bibliotecari, sono stati interamente affidati in appalto a una ditta esterna togliendo dai relativi settori tutto il personale dipendente che era rimasto. Questo articolo è dedicato a presentare l'esperienza e a trarre un primo bilancio.

Le principali motivazioni che condussero nel corso del 1997 alla decisione di coprire integralmente questi servizi al pubblico attraverso gara d'appalto si possono così brevemente sintetizzare: era ormai minima la percentuale di personale di ruolo disponibile per tali attività; si era creata l'impossibilità o la grave difficoltà di assumere nuovo personale di ruolo in conseguenza alle norme previste dalla legge finanziaria; si riconosceva e approvava la tendenza invalsa negli ultimi anni a cedere sempre maggior spazio a ditte esterne per la gestione di servizi di varia natura all'interno o per conto dell'università; erano sorte forti perplessità circa l'impiego di personale dipendente dell'università e personale esterno fianco a fianco in medesimi settori senza che determinanti fossero le differenze di ruolo, le attività svolte, il numero e il grado di complessità delle mansioni; si prendeva atto del difficile rapporto di convivenza fra queste due tipologie di personale; si considerava infine un aspetto peculiare, ossia la programmata ristrutturazione edilizia della biblioteca, che prevedeva la modificazione della tipologia del servizio (da biblioteca a magazzino chiuso a biblioteca a scaffale aperto); si intendeva creare opportunità di lavoro per studenti dell'ateneo trentino; si voleva verificare l'ipotesi che a parità di costo o a costo inferiore personale esterno potesse rivelarsi di qualità non solo pari ma addirittura per certi aspetti superiore a quello di ruolo. Poste queste premesse si passò alla redazione del capitolato di gara, che presuppose un'analisi dettagliata delle attività concrete delle quali questi servizi si compongono.

In merito alla formulazione della gara d'appalto la richiesta di offerta fu stabilita rispetto alla fornitura dell'intero servizio da prestarsi nel corso di tutta la durata del contratto, escludendo la richiesta di offerta su base oraria. Ma, nonostante ciò, fu necessario calcolare approssimativamente le ore di lavoro annue totali per l'espletamento del servizio allo scopo di quantificare il costo globale. La gara fu vinta da un'associazione temporanea d'imprese (ATI).

Il 1998 è stato il primo anno in cui il servizio di consultazione-prestito-archivio della Biblioteca dell'Università di Trento nelle sedi presso la Facoltà di lettere e Centrale (facoltà di Sociologia, Giurisprudenza, Economia) è stato integralmente affidato in appalto a ditta esterna, poiché in precedenza a tali servizi era adibito contemporaneamente personale di cooperativa e personale di ruolo, sia pure con compiti parzialmente diversi. Questo ha conferito all'esperienza un carattere esplorativo.

A fronte dei non pochi aspetti positivi che l'operazione ha avuto (tra i quali risparmio economico; soluzione delle perplessità che precedentemente venivano generate dall'impiego di personale di ruolo e personale esterno in medesimi settori; esito positivo dell'inserimento dei dipendenti di ruolo precedentemente impiegati nei servizi in oggetto negli uffici di gestione della biblioteca; indubbio impegno, capacità ed elasticità dei dipendenti esterni nell'espletamento delle proprie mansioni), è lecito avanzare dubbi sulla precisione con la quale alcune attività molto delicate (per esempio l'inventario annuale) possono essere svolte da personale non di ruolo e che si sente in qualche modo "di passaggio"; più importante di ciò, l'assenza di personale di ruolo da questi settori che costituiscono il luogo principale in cui si verifica l'interazione fra gli utenti della biblioteca e i suoi impiegati ha rischiato di causare un certo scollamento fra l'ente erogatore del servizio e i suoi fruitori.

Di fronte a queste considerazioni, la prima strada da percorrere è quella di ridefinire, migliorandolo, il capitolato, sia per quanto riguarda le mansioni e le attività da svolgere, sia per quanto riguarda le tabelle relative alle presenze minime di personale, in funzione più stretta delle bisogni e dei flussi. La seconda strada è quella di introdurre elementi di qualità nella gara, passando dalla formula basata sulla migliore offerta a quella basata sull'offerta giudicata «economicamente più vantaggiosa».