Sistemi bibliotecari di ateneo tra razionalizzazione e autonomia: il caso dell'Università di Pisa

Abstract

 

I sistemi bibliotecari delle università in Italia sono stati considerati a lungo inefficienti e dispersivi, con costi alti e risultati bassi. A partire dagli anni Settanta prima nel mondo professionale, poi sempre di più anche nelle autorità accademiche e negli studenti, è cresciuta l'insoddisfazione e quindi il tentativo di miglioramento e della razionalizzazione, anche in conseguenza della introduzione dei sistemi computerizzati nelle biblioteche.

Il quadro dei servizi bibliotecari dell'Università di Pisa non si discosta molto dalla media italiana: il sistema delle biblioteche di ateneo si presenta con un grande patrimonio bibliografico, disperso su molte sedi e con servizi discontinui. Rispetto ad altri sistemi universitari le varianti più importanti riguardano la presenza, in pochi chilometri, di altre importanti biblioteche legate all'università e alla ricerca.

Da alcuni anni sono state intraprese alcune trasformazioni dei servizi bibliotecari, dal punto di vista istituzionale, organizzativo, informatico. Nel 1987 fu attivata una Commissione di ateneo per le biblioteche, dai cui lavori uscirono alcune proposte di riorganizzazione, basate su un moderato accentramento e sull'introduzione di servizi di base più ampi e servizi innovativi, anche di tipo informatico, più qualificati. Con questa spinta fu varato un nuovo regolamento per le biblioteche e fu istituito un Servizio centrale per le biblioteche, assieme alla costituzione di otto biblioteche centri di servizi, finanziate anche dall'amministrazione centrale.

All'inizio del 1999 l'Ateneo, rafforzando le linee di politica bibliotecaria seguite nel corso di dieci anni, ha deliberato un'ulteriore formalizzazione del sistema, basata su:
a) modifica dello Statuto, che riconosce come parte del sistema bibliotecario solo le biblioteche organizzate come centri di servizi bibliotecari;
b) delineazione delle aggregazioni per arrivare, entro il 1º settembre 2000, alla formazione di 15 biblioteche costituite come centri di servizi bibliotecari coordinate attraverso il Servizio per il sistema bibliotecario di ateneo;
c) indicazione di linee guida con gli standard per i servizi bibliotecari e degli obiettivi di massima del sistema.

L'indirizzo politico del sistema è dato dagli organi accademici, tramite la Commissione di ateneo per le biblioteche, formata da rappresentanti del Senato accademico e del Consiglio di amministrazione, e integrata da esperti.

Il coordinamento tecnico è compito del Servizio per il sistema bibliotecario: il Servizio si occupa direttamente di cataloghi comuni, di proposte di formazione e seminari professionali, di standard, di statistiche e raccolta dati d'insieme, di informatizzazione e basi dati di ateneo, di progetti e obiettivi comuni al sistema, e fornisce il suo supporto alle biblioteche per tutti gli altri aspetti organizzativi e gestionali.

Le singole biblioteche, che amministrativamente sono centri di spesa autonomi, hanno un consiglio direttivo, un presidente e un direttore operativo.

Sul piano delle risorse umane è stata avviata una risistemazione della pianta organica delle biblioteche previste dal piano; alla base della pianta organica sono stati posti parametri indicativi del bacino di utenza e del carico di lavoro, cioè quattro dei sei utilizzati per l'assegnazione di fondi di ateneo.

Sul piano delle risorse finanziarie alle biblioteche riconosciute come centri, oltre ai finanziamenti provenienti dalle facoltà e dai dipartimenti interessati, viene assegnata una quota stabilita sulla base di sei parametri indicativi del bacino di utenza (docenti, studenti), della spesa pro capite, cioè della spesa dei dipartimenti e facoltà in rapporto al loro bacino di utenza, del servizio erogato (ore settimanali di apertura), del carico di lavoro (abbonamenti in corso e nuove acquisizioni).

L'ateneo ha stabilito una serie di obiettivi, privilegiando i servizi al pubblico; contestualmente sono state date le indicazioni di massima (linee guida per i servizi bibliotecari) sui compiti del sistema, sui criteri fondamentali, sugli standard dei servizi principali.

Parallelamente è stata avviata una attività di formazione del personale, nel quadro della formazione di ateneo del personale tecnico-amministrativo. Nel 1998 si è svolta la prima serie di corsi finalizzati:
a) al coinvolgimento di tutto il personale nella prospettiva "di sistema bibliotecario";
b) all'orientamento del sistema verso i servizi e gli utenti, con l'obiettivo della qualità:
c) al recupero di lacune da una parte e all'accrescimento di competenze professionali dall'altra.

Tutti i corsi si sono conclusi con un test, che ha dato luogo a valutazione differenziata del risultato, e con la compilazione da parte dei formati di una scheda di valutazione sui contenuti e sulla qualità del corso seguito

Sul versante informatico la situazione attuale è caratterizzata dalla compresenza di vari sistemi distribuiti su più data base, unificati come uscita Web in un metaopac con circa 300.000 registrazioni bibliografiche, che rappresentano il 25% del patrimonio bibliografico dell'ateneo, con punte dal 50% al 90% nelle biblioteche con informatizzazione più consolidata, nelle quali vengono utilizzate più ampiamente procedure informatiche diverse dalla catalogazione, come il prestito, la gestione dei periodici, la gestione degli ordini. A questa situazione si prevede di sostituire entro 12-18 mesi un sistema unico di ateneo, con architettura client/server, database relazionale e interfaccia grafica.

Per quanto riguarda il database networking, è stato attivato un server ERL per alcune banche dati di carattere generale. In questo settore è stata attivata una interessante cooperazione con la Scuola normale superiore, la Scuola superiore S.Anna e l'area di ricerca del CNR. Con la Scuola normale e la Biblioteca universitaria è allo studio l'ipotesi di condividere banche dati gestite attraverso Ultranet. La crescita dei nuovi servizi di document delivery ha portato all'attivazione di Ariel nei centri di servizi bibliotecari.

Il modello organizzativo che emerge è basato sull'accentramento di indirizzi, criteri, standard, valutazioni, statistiche, gestione informatica e gestione delle banche dati di ateneo, formazione, e sul decentramento nelle 15 biblioteche della gestione dei servizi e del personale.

Il fulcro del sistema è rappresentato dalla misurazione dei risultati e dei servizi. È un modello non sacrifica astrattamente il funzionamento dei servizi e le specificità disciplinari, ma si radica nell'esperienza concreta e nella storia delle realtà bibliotecarie dell'ateneo, con l'obiettivo di riorganizzarle secondo la prospettiva del miglioramento della qualità e dell'orientamento all'utente-cliente.