Gregory W. Lawrence - William R. Kehoe - Oya Y. Rieger - William H. Walters - Anne R. Kenney, Risk management of digital information: a file format investigation

Abstract

Gregory W. Lawrence – William R. Kehoe – Oya Y. Rieger – William H. Walters – Anne R. Kenney. Risk management of digital information: a file format investigation. Washington D.C.: Council on Library and Information Resources, 2000. viii, 75 p. ISBN 1-887334-78-5. $ 20.
Il continuo aumento di informazione digitale quale componente delle maggiori collezioni di ricerca ha significative implicazioni per le biblioteche delle università. Molte istituzioni hanno creato o raccolto negli anni informazione digitale prodotta in una ampia varietà di standard e formati proprietari, ognuno dei quali continua a evolversi, diventando sempre più complesso e talvolta lasciando "orfani" o illeggibili file creati da loro versioni precedenti. Diventa allora problematica la gestione del formato dei dati e l'obsolescenza dei software.Nella consapevolezza di quanto sia difficile conservare per più di una generazione l'informazione digitale, il Council on Library and Information Resources (CLIR) di Washington ha chiesto nel 1998 alla Cornwell University Library di intraprendere un controllo del rischio nella migrazione di una serie di formati di file comuni.
Pur tenendo presente le due possibili opzioni largamente dibattute, ovvero da una parte lo sviluppo di emulatori di sistemi - tali da consentire l'accesso all'informazione creata con software e hardware divenuto obsoleto - e dall'altra la migrazione dei dati, che la Task Force CPA/RLG on Archiving of Digital Information definisce come «il trasferimento periodico di materiali digitali da una configurazione hardware/software ad un'altra, o da una generazione di tecnologia di computer alla successiva», lo studio degli esperti della Cornwell University Library si sofferma su un'esperienza specifica e in particolare sull'analisi degli aspetti pratici che una biblioteca si troverebbe ad affrontare qualora intendesse programmare una migrazione di dati gestendone i tempi all'interno dell'attività ordinaria.
Gli autori partono dalla premessa che la migrazione porta inevitabilmente con sé errori e offrono strumenti pratici per quantificare i rischi. Organizzano quindi la migrazione in una sequenza di passi discreti e offrono strumenti di controllo per affrontare ciascuno di questi passi. Il processo è presentato in un workbook tale da guidare gli specialisti della conservazione digitale nelle loro operazioni quotidiane. Gli autori presentano anche due case studies - uno per file di immagini, uno per file di tipo numerico - che dimostrano il tipo di approccio seguito.Ad oggi la migrazione quale strategia di conservazione digitale può essere caratterizzata come un processo incerto che genera sviluppi incerti. Una strada per minimizzare il rischio associato con tale incertezza è quella di sviluppare uno schema di gestione del rischio. Se la metodologia del controllo del rischio è ben specificata, individui diversi, in possesso della stessa informazione su un file digitale, dovrebbero stimare valori di rischio similari.
Gli autori individuano tre categorie di rischio da misurare nel caso di migrazione di dati: il rischio associato alla collezione nel suo complesso; il rischio associato al formato del file di dati; il rischio associato a un processo di conversione di formati di file. Nel corso del progetto, il gruppo si è reso conto che doveva sviluppare metodi diversi e strumenti diversi per la quantificazione corretta dei rischi (probabilità e impatto). Sono stati sviluppati così tre strumenti di controllo: un workbook per il controllo del rischio a livello generale/rischi associati alla migrazione a livello di collezione, strumento atto a identificare, nella pratica quotidiana, i rischi potenziali e a misurarne il loro eventuale impatto, anche in assenza di esperti in discipline specifiche; un software di lettura per esaminare file specifici in formati ad alto rischio di obsolescenza; un file di test per un formato .wk1, per testare o provare il software di conversione.
Singolarmente questi strumenti danno informazioni utili. Insieme offrono un modo di controllare quanto un archivio sia pronto per trasferire la sua informazione in un altro formato. Vengono proposte due scale di controllo del rischio, predisposte per una serie di file numerici: una di probabilità e una di misurazione dell'impatto del rischio. Gli autori ammettono che non sono scientificamente precise, ma possono dare d'altra parte informazioni utili per preparare griglie di priorità in vista di una possibile migrazione di dati. Lo studio si presenta con una breve introduzione, per lasciare spazio al workbook e dunque al "protocollo di gestione dei rischi" nelle sue diverse sezioni: generale e specifico. Tra i file esaminati vi sono file di Lotus 1-2-3 e file in formato TIFF.