Una nuova fase nell'automazione dei sistemi bibliotecari di ateneo: come affrontare il cambiamento

Abstract

In questi anni, molti Atenei in Italia si trovano nella condizione di ripensare le scelte fatte in tema di automazione delle biblioteche: sembra ormai consolidato che ogni cinque anni si debba affrontare il tema del cambiamento. Partendo dai risultati di un rilevamento sull'automazione delle Biblioteche di Ateneo, condotto nel 1998 dal Gruppo di lavoro del Ministero dell'Università, si fa il punto sulla situazione attuale rispetto ai Software allora adottati. La metà dei dieci prodotti censiti nel 1998 (ad esclusione di SBN e dei prodotti homemade) risultano adesso in fase di dismissione, altri sono ancora in uso ma con una limitata diffusione. Sono pero' comparsi sul mercato alcuni prodotti di nuova generazione che contribuiscono a mantenere vivace il mercato e consentono ai bibliotecari un'ampia possibilità di scelta: Aleph500, Amicus, Millennium, Qseries, SBN-Unix, Voyager. 
Per effetto dell'evoluzione e della globalizzazione del mercato, non si possono più classificare i software in base al luogo di produzione, mentre risulta più significativo porre l'attenzione sul fatto che questi abbiano diffusione internazionale o il loro uso sia limitato ad un ambito nazionale. Poiché i costi di manutenzione e di sviluppo sono sempre più alti, i produttori sono costretti a dover continuamente cercare nuovi utenti e quindi ad allargare costantemente il mercato. Un prodotto con diffusione internazionale sembra dunque dare maggiori garanzie di longevità.
Per la selezione di un nuovo software di automazione, sono necessarie alcune importanti scelte metodologiche nell'organizzazione del lavoro: considerazione delle aspettative degli utenti; creazione di gruppi di lavoro interni; analisi delle esigenze gestionali; strutturazione di griglie di valutazione analitiche; definizione dettagliata delle aspettative rispetto al nuovo prodotto. E' importante pubblicare, su un apposito sito web, i risultati del lavoro fatto e delle discussioni all'interno dei gruppi di valutazione, in modo che possano servire ad altri colleghi.
Infine sono avanzate alcune proposte che potrebbero consentire un lavoro di analisi più accurato, con un minor dispendio di energie interne e sviluppundo un più approfondito know how:

1. test finali dei prodotti organizzati in gruppi cooperativi tra Atenei diversi;
2. stages presso altri Atenei che consentano di lavorare a fianco di colleghi con maggiore esperienza, nell'ambito di una cornice nazionale;
3. sviluppo e potenziamento dei consorzi di utenti, come efficace strumento di contrattazione con i produttori e distributori;
4. sviluppo di una maggior criticità nella valutazione della rispondenza delle funzioni gestionali dei programmi di automazione alle raccomandazioni degli standard internazionali;
5. sviluppo della cooperazione e della gestione in outsourcing dei programmi di automazione, soprattuto per le biblioteche più piccole;
6. sviluppo di una politica di scambio tra gli operatori e di formazione congiunta;
7. avvio di occasioni di confronto tecnici tra utenti di software diversi;
8. costituzione di un'anagrafica in linea dove aggiornare continuamente i dati relativi alla scelta dei sistemi di automazione, ma anche i progetti in corso e le problematiche aperte.