La rilevazione dei carichi di lavoro nelle biblioteche: esperienze, proposte, prospettive nell'Università di Pisa.  Roma: AIB, 1998.  II, 42 p. (Rapporti AIB; 10).  ISBN 88-7812-053-7.  L. 20.000.

La rilevazione dei carichi di lavoro all'interno delle biblioteche riveste una notevole importanza, sia al fine di un corretto e adeguato dimensionamento degli organici, sia per verificare la fluidità delle procedure e dell'organizzazione del lavoro, in modo da individuare e correggere l'esistenza di eventuali "colli di bottiglia" che possono intralciare un ordinato trattamento dei documenti e l'erogazione dei servizi agli utenti.

Nel corso degli ultimi anni, dopo l'emanazione della legge n. 537/1993 e della circolare n. 6/1994 del Dipartimento della funzione pubblica, numerose biblioteche hanno affrontato la questione e spesso sono emerse non poche difficoltà nella raccolta dei dati e nella descrizione sistematica delle attività: ciò è accaduto anche presso l'Università di Pisa, che nel 1995 ha deciso di effettuare tale rilevazione presso le proprie strutture didattiche, scientifiche e di servizio, essenzialmente allo scopo di determinare la pianta organica dell'Ateneo, e proprio dalla inadeguatezza della metodologia che era stata predisposta è scaturita l'iniziativa di un gruppo di bibliotecarie, che si sono cimentate nel tentativo di mettere a punto una modulistica più rispondente alle specifiche esigenze delle biblioteche. Dal lavoro di Virginia Argentini, Luciana Bresciani, Marialucia Buono, Giovanna Granata, Gioia Greco, Livia Iannucci, Zanetta Pistelli (coordinatrice del gruppo) ed Elisabetta Vicard è nato questo contributo, che ora l'AIB pubblica nella serie dei suoi «Rapporti», proponendolo anche come modello a quanti si trovano a dover affrontare analoghe iniziative.

Nella parte introduttiva del manuale, le autrici rilevano quanto sia stata istruttiva questa esperienza, affrontata essenzialmente per superare i limiti dei procedimenti che solitamente vengono utilizzati all'interno di enti pubblici per descrivere tutte le attività che vi si svolgono e che raramente riescono a offrire una lettura chiara e completa del lavoro dei bibliotecari: in particolare, meritavano un approfondimento la presentazione dei servizi al pubblico e di alcuni lavori difficilmente standardizzabili. Dalla completa riscrittura delle linee di attività è emersa una prima distinzione tra quelle prettamente bibliotecarie (acquisizione, catalogazione, conservazione, disponibilità del documento, gestione di seriali, reference, organizzazione dei servizi) e quelle più simili al lavoro svolto in altre strutture (aggiornamento, studio e ricerca, consulenza, amministrazione dei finanziamenti, apertura/chiusura e sorveglianza dei locali, fornitura di beni e servizi, gestione della cassa e del magazzino, gestione patrimoniale, manutenzione delle attrezzature e dei locali, partecipazione/gestione concorsi, predisposizione dei bilanci, servizi ausiliari, supporto al funzionamento degli organi collegiali).

Risulta particolarmente apprezzabile, in questa parte del lavoro, il tentativo di introdurre qualche elemento di chiarezza, anche dal punto di vista terminologico, come quella riguardante la distinzione tra prodotti e risultati: «i primi rappresentano gli esiti immediati dei processi produttivi e si individuano partendo dall'osservazione del modo in cui è organizzata la produzione dei servizi amministrativi; i secondi rappresentano invece gli esiti complessivi, che le attività svolte o i servizi prestati dall'ente tendono a perseguire. I risultati vengono in conto a proposito della valutazione dell'efficacia dell'azione amministrativa; la rilevazione del carico di lavoro richiede, invece, l'analisi dei prodotti e delle risorse impiegate per produrli» (p. 5). Parimenti, è utile la distinzione delle linee di attività in "standard" e "non standard": «Affinché una linea possa essere definita standard è necessario che si verifichino due condizioni: in primo luogo occorre che essa sia riconducibile ad una prassi relativamente consolidata e ripetitiva, a sua volta scindibile in microfasi che siano riscontrabili con regolarità e che diano alla misurazione tempi relativamente omogenei. In secondo luogo il prodotto deve essere quantificabile e individuato in maniera uniforme, in modo che per il periodo della rilevazione sia possibile associare ad una determinata quantità un certo tempo. L'assenza di questi requisiti rende la linea di attività non standard» (p. 9). Tra le linee di attività standard, le autrici inseriscono quelle relative alle acquisizioni, alla catalogazione, alla circolazione dei documenti, alla gestione dei seriali, e altre non prettamente bibliotecarie – come l'amministrazione dei finanziamenti, la fornitura di beni e servizi, la gestione patrimoniale, il lavoro svolto in occasione di concorsi, la predisposizione dei bilanci e il supporto agli organi collegiali – mentre vengono definite non standard le linee riguardanti l'attività di conservazione, di reference, e quelle di organizzazione generale della biblioteca, oltre ad attività con contenuti non specificamente biblioteconomici, come l'aggiornamento e lo studio, la sorveglianza e i servizi ausiliari, la gestione della cassa e del magazzino, la manutenzione di locali e attrezzature.

Interessante anche la riflessione che ha indotto le autrici a personalizzare la rilevazione, utilizzando entrambe le metodologie che comunemente vengono presentate come alternative: di solito si tende a distinguere, infatti, tra il metodo top-down (sintetizzabile in una divisione della quantità totale delle ore lavorate per i prodotti finali ottenuti), che presenta il vantaggio della semplicità e di un rapido controllo dei dati complessivi di gestione, e il metodo bottom-up (applicato scomponendo le varie attività, misurando il tempo necessario per effettuare le varie fasi di lavorazione, individuando le diverse figure professionali che intervengono nei processi, e arrivando alla fine a computare i tempi necessari per la realizzazione di un prodotto), che privilegia l'analisi di dettaglio delle procedure. Nella metodologia che qui viene proposta, il metodo top-down viene usato per individuare gli output finali e per quantificare i tempi di lavoro, mentre si preferisce ricorrere al metodo bottom-up per descrivere e disaggregare i flussi di attività. Questo approccio appare senz'altro come il più adatto a conciliare le diverse esigenze della biblioteca.

Al di là, quindi, del mero strumento di lavoro – estremamente chiaro e di facile utilizzo – che le bibliotecarie dell'Università di Pisa ci mettono ora a disposizione (il volume contiene 21 tabelle, in cui è riportata anche la modulistica per la rilevazione), siamo in presenza di un contributo che tornerà senz'altro utile in ogni tipologia di biblioteca, per aiutarci ad analizzare i contenuti dell'attività bibliotecaria e per introdurre elementi di razionalizzazione nel funzionamento delle biblioteche.

Giovanni Solimine, Università della Tuscia, Viterbo