Bollettino AIB 1997 n. 4 p. 441 [AIB] Associazione italiana biblioteche. Bollettino AIB 1997 n. 4 p. 441-445
Lo studio sull'evoluzione del Servizio bibliotecario nazionale
di Giovanna Mazzola Merola

Se si volesse periodizzare lo sviluppo del Servizio bibliotecario nazionale, non sarebbe difficile identificare, ovviamente per grandi linee, almeno tre fasi, i cui margini temporali spesso si sovrappongono. La prima fase, la fase costituente, faticosa e entusiasmante, ha visto la definizione degli obiettivi e del modello di cooperazione nelle sue linee portanti, del relativo apparato metodologico e biblioteconomico, delle scelte architetturali, delle procedure gestionali, degli aspetti organizzativi; in tale fase sono stati messi in funzione i nuclei iniziali delle due biblioteche nazionali e del sistema Indice e sono stati costruiti e formalizzati i rapporti politico-istituzionali. Nella seconda fase sono state consolidate le componenti che costituiscono l'infrastruttura del progetto, cioè quelle organizzative, creando la cornice tecnico-legislativa dei protocolli d'intesa e degli accordi di programma, quelle informatiche, acquisendo le risorse tecnologiche, e quelle metodologiche, che venivano affinandosi con la pratica della cooperazione. Al tempo stesso è stata realizzata l'espansione della rete, in modo da costituire un consistente sistema centrale - il catalogo e le basi dati della e per la cooperazione - risorsa e strumento di lavoro per gli utenti intermedi - i bibliotecari - e finali. Anche, ma non solo, a ragione delle tecnologie disponibili, gli utenti erano coloro i quali praticavano la cooperazione: le biblioteche che avevano il collegamento operativo alla rete SBN. Questo fino a quella che potremmo individuare come terza fase, riconducibile temporalmente al nuovo Protocollo d'intesa, siglato nel 1994 tra il Ministero per i beni culturali e ambientali, il Ministero dell'università e della ricerca e il Coordinamento delle regioni, e ai nuovi organismi di gestione (Comitato nazionale di coordinamento, Comitato di gestione, Comitati regionali, Assemblea degli utenti). In questa fase, quella che SBN sta al momento attraversando, alla gestione e alla crescita della rete si affianca una linea evolutiva che ha fra i suoi obiettivi l'apertura: negli aspetti dell'utilizzo della rete, delle tecnologie di riferimento, della strategia cooperativa e dell'ampliamento dei servizi.

Per seguitare con la schematizzazione, è ovvio il parallelismo con l'evoluzione delle tecnologie, del mercato, dei servizi di biblioteca, delle reti; forse meno ovvia, a uno sguardo poco consapevole, la costante difficoltà di tenere nei binari e al tempo stesso gestire, far crescere e far evolvere un sistema complesso come una rete interistituzionale, tenendo conto della diversificata situazione delle biblioteche italiane, dei loro vincoli regolamentari e amministrativi, delle risorse disponibili, degli immutati organici, della scarsa sensibilità alla cultura del servizio, a fronte della pressione verso il cambiamento proveniente dalle innovazioni tecnologiche, dal mercato e dalle richieste degli utenti, bibliotecari e finali.

Da tempo l'ICCU e il gruppo di istituzioni e biblioteche attivi in SBN avevano chiara l'esigenza di dotarsi di uno strumento di riferimento che unificasse le linee di sviluppo del progetto potenziandone gli obiettivi. Lo studio sull'evoluzione della rete SBN recentemente concluso, oggetto di questa nota, ne costituisce la prima realizzazione.

Un proficuo, anche se complesso, scambio di informazioni e indicazioni fra l'Istituto e l'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, che ne vagliava i progetti - secondo le norme in vigore -, ha consentito di chiarire l'opportunità di uno studio sulla rete SBN, al fine di ottenere una visione globale del sistema.

Lo studio è stato svolto dalla società Etnoteam, identificata a seguito di una indagine formale svolta dall'ICCU fra le ditte segnalate dall'AIPA per il monitoraggio di sistemi informativi, fra il gennaio e il giugno 1997. La definizione del capitolato per l'indagine di mercato è stata fatta dal Comitato di gestione del SBN, in cui sono rappresentati i diversi settori afferenti alla rete: esperti del settore universitario, delle biblioteche nazionali centrali, dei servizi regionali per le biblioteche, delle biblioteche di pubblica lettura, dell'ICCU stesso. Per esplicita richiesta dell'ICCU, nell'ambito della metodologia di lavoro seguita, è stato previsto di effettuare una serie di interviste nei vari poli della rete, finalizzata alla raccolta di informazioni e di indicazioni da parte dei principali utenti: queste interviste, unite ai colloqui avvenuti in ICCU e con i rappresentanti delle principali istituzioni coinvolte nella rete, hanno permesso, unitamente all'esame di altri sistemi e progetti di ambito internazionale, di ottenere un quadro d'insieme che ha sistematizzato tutti i progetti e le attività intraprese completandole con l'indicazione di ulteriori fabbisogni e requisiti del sistema.

Lo studio è articolato in cinque parti, per un totale di oltre 400 pagine, secondo il seguente schema: 1) Analisi della situazione attuale; 2) L'efficacia delle soluzioni attuali; 3) Definizione delle problematiche e dei fabbisogni; 4) Il progetto di massima della soluzione tecnico-organizzativa; 5) Considerazioni conclusive.

La struttura del documento, partendo dalla analisi della situazione attuale del sistema SBN, affronta le tematiche dell'efficacia delle soluzioni ai diversi livelli (architetturale, tecnologico, applicativo e di servizio) e della individuazione dei punti critici (parti prima e seconda). Successivamente vengono esaminate problematiche e fabbisogni delle diverse categorie di utenti, con particolare riferimento ai nuovi servizi da offrire e con una valutazione del mercato attuale e potenziale dei servizi (parte terza).

Nelle ultime due parti del documento viene illustrato il macroprogetto di massima dell'evoluzione tecnico-organizzativa proposta, a partire dai progetti in corso e da quelli già programmati a breve scadenza, per i vari aspetti analizzati (organizzazione, basi dati, applicazioni, tecnologie e architetture, rete di collegamento, ecc.), articolato nell'arco temporale di realizzazione e inclusivo di un'analisi delle problematiche, delle fasi e dei tempi della transizione.

In particolare nella quinta e ultima parte sono stati analizzati alcuni aspetti specifici, quali l'impatto organizzativo, i relativi rischi di realizzazione, gli elementi di riferimento per un'analisi costi/benefici e una indicazione sull'opportunità di attivare criteri di monitoraggio per i progetti in corso o di futuro avviamento.

A seguito dell'analisi lo studio ha delineato i principali punti di forza e le più sentite esigenze di miglioramento, che si possono raggruppare attorno agli aspetti seguenti.

L'organizzazione. A fronte dell'esperienza di cooperazione consolidata nella pratica, della crescita della qualificazione professionale, della buona diffusione sul territorio, emerge la necessità di una più ampia e capillare partecipazione per la quale definire strumenti più agili e attuare livelli diversi di articolazione dei servizi. In questo contesto rientra la problematica dell'"apertura" che è già stata avviata dal Comitato di coordinamento nazionale, con riferimento ai sistemi diversi da SBN, con l'approvazione di una convenzione tipo per il rilascio delle specifiche funzionali delle procedure di catalogazione e prestito. Lo studio suggerisce un'ulteriore finalizzazione verso l'arricchimento e la diversificazione dei servizi offerti, verso la partecipazione di soggetti con differenti ambiti di cooperazione, verso strategie di ripartizione di compiti e responsabilità di livello nazionale e decentrato. Tutto questo con la finalità di portare la rete SBN verso una trasformazione che, sfruttando quanto finora attuato, coinvolga altri soggetti e altre realizzazioni in una prospettiva di integrazione i cui termini vanno definiti, al fine di produrre effetti ad esempio nell'ambito della programmazione delle acquisizioni e della conservazione, verso accordi particolari con il settore dell'editoria.

Gestire questa trasformazione organizzativa comporterà, ovviamente, rafforzare le attuali strutture o decentrare alcune funzioni all'esterno, e in questo senso lo studio esamina abbastanza analiticamente le diverse possibilità di affidamento a nuove strutture o di ricorso a forme di outsourcing, e propone anche la costituzione di un'Agenzia.

Da queste indicazioni emerge quindi la necessità di esaminare le diverse modalità di erogazione dei servizi, l'eventuale scelta di forme di tariffazione e la loro gestione, anche per ampliare il target di mercato a cui indirizzarsi: in questa direzione un utile riferimento potrebbe essere l'esperienza inglese dei "contratti di servizio" utilizzati per definire forme di partenariato fra servizi diversi o fra un servizio e i suoi utilizzatori, nell'obiettivo di evitare aspettative poco realistiche e di procedere per passi concreti.

Le tecnologie, le applicazioni e le basi dati. Anche per quest'ambito lo studio esamina, quasi specularmente, il "capitale" costituito dalle informazioni disponibili o in corso di immissione sulle basi dati già costituite (relative agli ambiti delle monografie e periodici, alla musica a stampa e ai manoscritti, all'anagrafe delle biblioteche, alla costituenda base della grafica); dalle applicazioni relative alla gestione e all'utilizzo da parte delle biblioteche e dei loro utenti (i diversi applicativi di polo e di Indice, gli OPAC, i programmi di manutenzione e di monitoraggio degli archivi dell'Indice) e dalla rete e dalle sue funzionalità. Nella prospettiva dell'evoluzione si evidenziano le priorità di cui qualcuna è già avviata a soluzione: far evolvere le basi dati dell'Indice, in termini di modalità di accrescimento, di creazione di nuove fonti di notizie, di miglioramento della qualità delle informazioni e delle modalità di utilizzo, di modifica delle soluzioni applicative anche verificando la possibilità dell'integrazione delle basi dati; portare a compimento la realizzazione del nuovo applicativo su piattaforma aperta e in architettura client/server 1; gestire la conversione della rete periferica, con le sue complessità di fasatura, dimensionamento e riorganizzazione a livello di polo, di manutenzione, di evoluzione. Con quest'ultima realizzazione le biblioteche potranno disporre di un ambiente omogeneo di riferimento, in cui collocare le esigenze di integrazione con le altre tecnologie e servizi della biblioteca, l'uso delle risorse informative di rete; una dimensione che punti, oltre che sull'accesso e sulla cooperazione alla crescita delle infrastrutture nazionali, sulla definizione di nuovi percorsi e di nuovi servizi seguendo le responsabilità e le scelte del bibliotecario e dell'utente.

I servizi. L'obiettivo di assicurare alla rete, negli anni del consolidamento, i servizi essenziali e la partecipazione delle maggiori strutture bibliotecarie italiane ha portato a considerare meno rilevante la comunicazione sui servizi esistenti, la riflessione sull'efficacia dei servizi stessi, la spinta a farli evolvere per renderli più articolati, facilmente gestibili, flessibili e differenziati: lo constata lo studio, ma il problema è ben noto ai gestori di SBN. Infatti l'esistenza della rete ha avuto una funzione aggregante; la crescita degli archivi cui contribuiscono diverse biblioteche, ciascuna secondo le proprie esigenze e le proprie possibilità, ha prodotto un incremento delle attività di "cattura" dalla rete fino all'attuale 67%, permettendo una forte riduzione del costo dei records, come documenta Claudio Leombroni con riferimento al polo di Ravenna [1]. La consistenza e la qualità delle informazioni residenti sull'Indice nazionale hanno permesso la partecipazione italiana (50.000 dati scaricati in formato UNIMARC) a una realtà significativa quale la base dati europea del libro antico, organizzata e gestita dal CERL, Consorzio europeo delle biblioteche di ricerca. Per contro, il prestito fra biblioteche è scarso, ovviamente non soltanto per motivi di funzionalità informatiche: certamente questo è un terreno dove è urgente intervenire e che per la parte funzionale è stato affrontato nell'ambito del nuovo applicativo, al fine di assicurare l'interoperabilità delle biblioteche all'interno e all'esterno della rete, utilizzando anche l'esperienza del progetto AIDA. Lo studio sottolinea l'importanza di produrre strumenti per la gestione e la fornitura dei documenti digitali. Per la catalogazione, croce e delizia del SBN, ma indispensabile strumento per garantire i servizi, è richiesta la semplificazione 2: è stato programmato di portare nel nuovo applicativo una procedura per la catalogazione veloce e per quella derivata, fornendo così strumenti per facilitare il processo catalografico, mediante l'utilizzo delle informazioni presenti in altre basi di dati, e permettendo la realizzazione di progetti significativi di recupero del pregresso. Per l'interrogazione dell'Indice l'OPAC è ormai una realizzazione operante.

Lo studio per l'evoluzione di SBN ripete in più occasioni la stessa raccomandazione: quella di assicurare che nella fase evolutiva sia mantenuta la coerenza strategica globale che ha finora caratterizzato lo sviluppo della rete. Si tratta di una sfida particolarmente impegnativa, in quanto è frequente il rischio generato dalla complessità delle componenti e degli attori che sono in campo e in particolare dal dover assicurare in ogni caso la gestione dell'attività corrente, vitale per le biblioteche della rete. È però necessario andare avanti e in tempi accettabili, mettendo al lavoro, per le specifiche competenze, le diverse istituzioni che partecipano al SBN. La forte volontà in tal senso espressa, spesso in forma critica, dai bibliotecari e l'accettazione delle proposte dello studio da parte del Comitato di coordinamento nazionale di SBN, dà sostanza alle indicazioni emerse: bisogna ora individuare priorità, fasi, risorse e tempi per determinare i contenuti di un piano operativo. Si dovrebbero così superare posizioni come quelle sostenute nell'editoriale di questo numero, e dissento da Scolari per la sua impostazione di fondo, che pone ancora una volta a carico di SBN e del suo sistema informativo alcuni aspetti che semmai vanno imputati alla pratica biblioteconomica del nostro paese, fra cui l'eccessiva cura per il processo catalografico e la scarsa attenzione all'accesso e ai servizi all'utenza, anche in presenza di nuove risorse offerte dalle reti. In quante biblioteche, ad esempio, le postazioni collegate all'Indice SBN sono state messe a disposizione del pubblico? Se lo chiede spesso anche Poggiali che a Lugo lo ha fatto da tempo e persino per gli studenti delle medie.

Va anche considerata la particolarità delle istituzioni culturali italiane, dove, come scrive P.A. Valentino «si incontra un'ulteriore difficoltà che deriva dal fatto che la struttura organizzativa, gli obiettivi e la natura giuridica di questa istituzione non sono ben definiti o sono ancora in via di definizione» [2, p. 98]. Se Valentino pensa forse più alle istituzioni museali o archivistiche, credo che sia però evidente come ciò sia vero per quanto attiene anche i nuovi servizi e la nuova organizzazione che le tecnologie informatiche impongono alle biblioteche. Tutto ciò richiede quindi un ulteriore sforzo da parte dei bibliotecari, sia che operino sia che ragionino su SBN: di avere chiaro l'obiettivo politico-organizzativo che ha continuato a caratterizzare nel tempo, attraverso impegni ed adesioni, lo sviluppo della rete. Credo infatti che debba essere più compiutamente recepito l'invito, rivolto ai bibliotecari da Crocetti già nel 1982 e ora ricordato da Leombroni, a fare, a partire da SBN, un "esame di coscienza".


1 Il disegno dell'architettura del nuovo applicativo è stato elaborato fra il 1994 e il 1995 da un'apposita commissione guidata dal prof. D'Isep; la realizzazione, sulla base degli esistenti accordi di programma Stato/regioni e delle relative risorse, è nella fase finale.

2 Dal 1996 è operante infatti una Commissione permanente per l'aggiornamento e la semplificazione delle RICA, istituita dall'Ufficio centrale beni librari; inoltre è stata recentemente approvata dal Comitato di coordinamento nazionale la formazione di un gruppo di lavoro per la semplificazione in ambito SBN.


RIFERIMENTI BIBLIOGRAFICI

[1] Giovanni Bergamin - Claudio Leombroni - Gianna Megli - Antonio Scolari. Tecnologie informatiche e biblioteche: servizi nazionali e servizi locali. In: I formati della memoria: beni culturali e nuove tecnologie alle soglie del terzo millennio, a cura di Paolo Galluzzi, Pietro A. Valentino. Firenze: Giunti, 1997, p. 299-332.

[2] Pietro A. Valentino. Criteri e metodi per la scelta delle tecnologie informatiche applicabili ai beni culturali. In: I formati della memoria: beni culturali e nuove tecnologie alle soglie del terzo millennio, a cura di Paolo Galluzzi, Pietro A. Valentino. Firenze: Giunti, 1997, p. 167-201.


GIOVANNA MAZZOLA MEROLA, Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche, viale Castro Pretorio 105, 00185 Roma.
N.B. An English abstract is also available.
Copyright AIB 1997-03-22, ultimo aggiornamento 2000-01-20, a cura di Alberto Petrucciani
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