A partire dagli anni Novanta una serie di interventi legislativi, come la legge 241 del 1990 sul procedimento amministrativo, la legge 142 del 1990 di riforma delle autonomie locali, il decreto legislativo 29 del 1993 e successive modifiche, relativo alla razionalizzazione delle amministrazioni pubbliche e alla revisione della disciplina del pubblico impiego, ha sempre più evidenziato la rilevanza dell'informazione amministrativa, rilevanza che si esplica sia nella riorganizzazione dell'attività amministrativa sia ai fini del diritto di accesso all'informazione da parte dei cittadini. Questi interventi legislativi, quando compiutamente applicati, consentiranno di delineare un nuovo aspetto dell'amministrazione italiana in termini di trasparenza, organizzazione e accessibilità.
Le autrici di questa guida, responsabili, rispettivamente, della Biblioteca dell'Istituto di studi sulle regioni - organo del CNR creato nel 1971 - e della Biblioteca del Consiglio regionale dell'Emilia-Romagna, affermano che "il legame tra informazione della amministrazione e informazione sulla amministrazione è molto stretto: infatti quanto più le amministrazioni si dotano di strutture di carattere scientifico-tecnico e di documentazione, tanto più la loro attività risulterà trasparente e accessibile ai cittadini". In quest'ottica si situa appunto l'ambito della ricerca i cui risultati compaiono in questa guida: si è cercato di identificare, all'interno degli organi di indirizzo politico delle regioni e delle province autonome, le strutture in cui si effettuano la raccolta e la diffusione delle informazioni necessarie all'amministrazione per svolgere la propria attività di governo, con la finalità di tracciare una mappa dei servizi nel campo, fino ad ora inesplorato, del sistema informativo-documentario regionale.
L'indagine è stata svolta attraverso la compilazione e la diffusione di questionari, contatti diretti e interviste telefoniche. Sono state identificate 51 strutture di documentazione facenti capo a giunte e consigli di regioni e province autonome e per ognuna di esse è stata compilata una scheda informativa comprendente i dati relativi all'inquadramento organizzativo, agli atti normativi di riferimento, ai settori di interesse; questi ultimi, oltre a comprendere naturalmente materie di competenza regionale, diritto e amministrazione pubblica, si estendono in vari casi anche a tematiche storiche, economiche, sociologiche e sanitarie.
Il patrimonio bibliografico comprende per quasi tutte le strutture prese in esame monografie, periodici e letteratura grigia. Solo il 30% delle strutture esaminate si impegna, però, nella raccolta di quest'ultima tipologia di materiale, pur essendo le regioni produttrici, in larga misura, di documentazione non convenzionale.
La consultazione di banche dati, sia in linea che su CD-ROM, con particolare riferimento al settore legislativo e giurisprudenziale, è ormai ampiamente diffusa: l'80% dei centri di documentazione ha accesso a questo tipo di risorse.
Nelle schede sono presenti anche informazioni sul personale, limitatamente al numero totale degli addetti, ma non riguardo ai profili professionali e alle funzioni svolte; le autrici asseriscono nella prefazione che dalle interviste telefoniche è emerso che raramente è previsto il profilo professionale di bibliotecario-documentalista.
La tipologia di utenza, che coincide in gran parte con il personale dell'amministrazione regionale, si allarga frequentemente a comprendere esterni (enti pubblici, studenti, soggetti privati). Quest'ultimo aspetto viene valutato favorevolmente dalle autrici, in quanto "le biblioteche e i centri di documentazione delle pubbliche amministrazioni possono e debbono garantire il diritto di accesso ad ampie categorie di cittadini e soddisfarne i bisogni informativi crescenti". A questo proposito vengono anche fornite, in ogni scheda, utili informazioni sulle modalità di accesso alla struttura e sugli orari di apertura al pubblico.
La realtà che emerge da questi dati non è omogenea: accanto a centri di documentazione avanzata presenti in alcune regioni, vi sono strutture in cui la carenza di personale specializzato e il basso livello di utilizzazione rivelano che si è ancora lontani dal rappresentare un punto di riferimento per tutto il territorio regionale.
In conclusione i risultati emersi da questa indagine - per quanto in alcuni casi ancora parziali - forniscono un'utile panoramica per chi sia interessato da un lato alla raccolta di informazioni sui servizi che le amministrazioni regionali sono attualmente in grado di offrire, dall'altro alla conoscenza del patrimonio informativo conservato nelle biblioteche delle amministrazioni pubbliche.
Maurella Della Seta, Istituto superiore di sanità