Nell'ultimo periodo numerosi sono stati i volumi che hanno affrontato le problematiche connesse alla conversione retrospettiva dei cataloghi cartacei. Tra questi, il presente merita senza dubbio una segnalazione particolare, vuoi per l'ampiezza della trattazione, vuoi per il metodo rigorosamente scientifico che è stato utilizzato nell'analisi dei suoi diversi aspetti. La sua lettura, pertanto, potrebbe rivelarsi estremamente proficua per quanti, nelle biblioteche italiane di ogni tipo, si stanno accingendo a intraprendere un progetto di tal genere o prevedono di farlo in un futuro non lontano.
Il progetto ha riguardato i cataloghi, a schede e a stampa, delle biblioteche universitarie tedesche a partire dal 1945, per un totale di 29,7 milioni di volumi. Esso si è inserito nell'ambito di una ricerca di più ampio respiro commissionata dal Bundes Ministerium für Bildung und Wissenschaft e per tutta la sua durata, dal 15 giugno 1990 al 29 febbraio 1992, è stato coordinato dal Deutsches Bibliotheksinstitut (DBI). Tra gli obiettivi perseguiti, i più significativi si sono rivelati: la sperimentazione delle diverse tecniche di conversione in forma elettronica dei dati bibliografici (digitazione, derivazione delle notizie da archivi elettronici esterni e scansione ottica), la verifica di una efficace estensione del medesimo progetto anche alle altre importanti biblioteche pubbliche tedesche e la definizione di un rendiconto circostanziato dei costi.
Ha caratterizzato lo svolgimento del progetto il fatto che ciascuna delle biblioteche che vi ha aderito ha gestito in modo autonomo il proprio lavoro, provvedendo sia alla scelta della tecnica di recupero, sia a mantenere i rapporti con le ditte e i consulenti coinvolti nelle diverse fasi del progetto stesso. Il punto di partenza è stato però unico per tutte quante: la compilazione di un questionario appositamente redatto da una commissione scientifica e successivamente elaborato dall'ente coordinatore. In base ai risultati dell'indagine si è potuta determinare la quantità dei dati bibliografici da recuperare e la loro qualità catalografica: entrambi elementi indispensabili a una corretta individuazione della tecnica più appropriata.
Il questionario, articolato in una ventina di sezioni, è stato sottoposto a un campione significativo di biblioteche (di cui viene fornito l'elenco in una delle appendici del volume): due biblioteche nazionali, quattro biblioteche specializzate, ventisette biblioteche tra regionali e provinciali, ventiquattro biblioteche di facoltà universitarie e trentuno biblioteche interdipartimentali. Le domande hanno riguardato da una parte i dati relativi alla biblioteca nel suo insieme (fino a definire un profilo delle collezioni e dei servizi offerti) e dall'altra parte il catalogo oggetto della eventuale conversione in forma elettronica. Le domande della prima porzione del questionario interessano pertanto aspetti quali: la tipologia della biblioteca (nazionale, regionale, universitaria e così via), la natura del catalogo, la consistenza del patrimonio bibliografico ripartito per monografie, periodici, dissertazioni, materiale cartografico, partiture musicali e altro ancora, i criteri catalografici (tra i quali le norme applicate nella descrizione e nella formulazione delle intestazioni, nonché la presenza dei numeri standard ISBN ed altri sulle schede), la completezza della catalogazione. La seconda porzione prende in esame gli aspetti specifici relativi alla qualità delle schede: la loro leggibilità in relazione all'uso della macchina da scrivere, piuttosto che alla redazione manuale della schede, la tipologia delle correzioni (manuali, a macchina, col correttore), la presenza di macchie, di sottolineature, di timbri, la frequenza di segni diacritici di ogni tipo. Viene, infine, presa in esame la ripartizione percentuale fra le pubblicazioni di area linguistica tedesca, quelle di area anglosassone e quelle di tutte le rimanenti lingue.
Passando ad esaminare le tecniche di conversione, riscontriamo che sono state variamente utilizzate tutte e tre le modalità inizialmente previste: la scansione ottica, la digitazione manuale (attenendosi alle normative catalografiche preesistenti), la cattura delle notizie dagli archivi elettronici delle reti OCLC, UTLAS e PICA. È degna di nota l'assenza, fra le metodologie adottate, della catalogazione originale, che tanta parte ha avuto nei progetti di conversione retrospettiva fin qui intrapresi in Italia.
La coesistenza di più tecniche e lo sfruttamento di fonti differenti hanno messo in particolare risalto l'importanza di disporre di strumenti per il monitoraggio costante del flusso di lavoro e di dedicare molte risorse all'organizzazione del progetto. Il libro documenta in modo molto dettagliato quanto è stato fatto e per illustrare le diverse fasi presenta un gran numero di grafici e di tabelle, oltre a una cospicua serie di allegati. Fra questi è particolarmente consigliata la lettura della guida alla stipula dei contratti con le ditte fornitrici.
Non va sottaciuto il fatto che il documento prodotto, pur riguardando un progetto a carattere nazionale, assume, per il suo rilevante valore metodologico e scientifico, una valenza internazionale tale da costituire un vero e proprio punto di riferimento per gli operatori del settore. Esso si configura come uno studio di fattibilità "modello", la cui complessità conferma, ove ve ne fosse stato il bisogno, il fatto che i progetti di conversione retrospettiva non possono essere sottovalutati o lasciati al caso, ma debbono essere, invece, ben pensati e articolati, avendo sempre presenti gli obiettivi e tenendo nella giusta considerazione le metodologie, l'analisi dei costi e la gestione delle risorse.
Maria Caterina Pulvirenti, Roma