di Frederick J. Friend
Tutte le pubblicazioni di cui potrebbero aver bisogno docenti e studenti universitari sono al giorno d'oggi potenzialmente disponibili in formato elettronico. Si tratta di un notevole cambiamento rispetto alla situazione di solo quattro o cinque anni fa, quando le pubblicazioni disponibili in formato elettronico erano pochissime. I nostri docenti e studenti sono ancora molto legati alle pubblicazioni cartacee, e anche i bibliotecari sono spesso restii ad acquistare pubblicazioni elettroniche a causa dei problemi di conservazione del testo elettronico nel tempo. C'è dunque uno scarto fra disponibilità su larga scala e acquisto su scala molto minore delle pubblicazioni elettroniche. Per esempio, la maggior parte degli editori attualmente mette a disposizione i testi integrali delle proprie riviste via Web, ma la maggioranza delle biblioteche preferisce ancora acquistare le versioni cartacee. D'altra parte, le nuove generazioni di studenti che accedono all'università si aspettano di avere a disposizione via computer tutta l'informazione di cui hanno bisogno, dal momento che è così che crescono adesso i ragazzi, utilizzando sin da piccoli i computer sia per lo studio che per il gioco. La sfida che abbiamo davanti è: come prepararci per un futuro elettronico?
Esaminerò un solo aspetto della nostra preparazione ad affrontare il cambiamento dall'informazione cartacea a quella elettronica, e cioè come ci organizziamo per l'acquisto di pubblicazioni elettroniche. Per le opere cartacee c'è sempre stata una sostanziale indipendenza delle singole biblioteche nella politica degli acquisti. I bibliotecari sono sempre stati pronti alla cooperazione, e la maggior parte dei paesi del mondo ha istituito sistemi cooperativi per servizi quali il prestito interbibliotecario, ma questi non costituiscono che la minima parte del complesso di servizi che le biblioteche universitarie offrono a studenti e corpo accademico. La maggior parte delle pubblicazioni che le biblioteche mettono a disposizione della propria utenza è stata acquistata al di fuori di qualsiasi forma di cooperazione con altre biblioteche. La mia non è una critica a questo tipo di approccio, perché è chiaro che ogni biblioteca ha il diritto di decidere cosa è meglio acquisire per i propri utenti, e una politica degli acquisti fortemente centralizzata non funzionerebbe, ma se vogliamo trarre vantaggio dalla rivoluzione digitale dobbiamo escogitare modalità di acquisto delle pubblicazioni elettroniche che, pur preservando l'autonomia decisionale delle biblioteche, le aiutino negli acquisti che da sole non potrebbero permettersi. Uno dei maggiori ostacoli al trarre beneficio dalle pubblicazioni elettroniche è il prezzo richiesto dagli editori. Dobbiamo trovare il modo di organizzarci per superare questa difficoltà, se vogliamo rendere disponibili a studenti e corpo accademico tutte le pubblicazioni elettroniche di cui potranno aver bisogno. Sono stato invitato a spiegare come ci stiamo organizzando, in Gran Bretagna, per gestire l'acquisizione delle pubblicazioni elettroniche. Non mi propongo di persuadervi a seguire il modello che abbiamo adottato noi: siamo consci di aver delineato una struttura esemplata sulle nostre peculiarità culturali e, anche se ne siamo completamente soddisfatti, siamo convinti che ogni paese debba individuare il modello organizzativo che meglio si attaglia alla sua eredità culturale.
La tradizione culturale nel Regno Unito è improntata a una cooperazione prudente. In effetti la storia della cooperazione bibliotecaria nel Regno Unito è lunga, e numerose sono state le organizzazioni che hanno fornito alle biblioteche strumenti per la condivisione delle risorse. D'altro canto è presente anche una forte tradizione di autonomia, dato che ogni università è un'entità giuridica autonoma, responsabile dell'assegnazione dei propri titoli di studio e della gestione delle proprie risorse. Nella struttura che abbiamo creato per l'acquisto delle pubblicazioni elettroniche abbiamo dovuto trovare il modo di conciliare queste due tradizioni. La principale organizzazione per la cooperazione in quest'ambito è il JISC, Joint Information Systems Committee, il cui sito Web è all'indirizzo http://www.jisc.ac.uk. Il JISC è stato costituito dai quattro Higher Education Funding Councils per promuovere lo sviluppo dell'informazione elettronica nelle università del Regno Unito. Abbiamo resistito alla tentazione di istituire organizzazioni separate in Inghilterra, Scozia, Galles e Irlanda del Nord, poiché ritenevamo che, per aiutare le biblioteche universitarie a realizzare una transizione efficace dai periodici cartacei a quelli elettronici, ci fosse bisogno di un'organizzazione a copertura nazionale. Da noi esistono organizzazioni bibliotecarie regionali, e alcune risorse elettroniche vengono acquistate in quest'ambito, ma gli accordi più convenienti sono quelli negoziati dal JISC su base nazionale. Il mandato del JISC non si limita alle biblioteche universitarie, ma investe anche la rete accademica e altre iniziative di formazione e ricerca basate su tecnologie informatiche; esso ha però sempre avuto fra i suoi principali obiettivi lo sviluppo di risorse per la biblioteca elettronica, e si è servito, per raggiungerlo, di diverse agenzie, come CHEST o Manchester Computing. Il valore aggiunto di JISC rispetto al lavoro delle singole organizzazioni è quello di assumersi l'onere di un lavoro che per le singole istituzioni risulta difficile o impossibile. Trattare con così tanti editori per ottenere l'accesso elettronico alle loro pubblicazioni potrebbe essere così dispendioso in termini di tempo per le singole biblioteche da rallentarne enormemente la diffusione. Il prezzo che le singole biblioteche pagherebbero per l'accesso elettronico sarebbe determinato da quanto sarebbero disposte a pagare le università più ricche: tutte le università traggono vantaggi dagli accordi nazionali stipulati dal JISC, e quelle che non sono abbastanza grandi da ottenere buoni sconti ne beneficiano maggiormente. Ma, come ho detto, c'è anche una forte tradizione di autonomia nel Regno Unito, che trova rispondenza nella modalità in cui gli accordi JISC vengono offerti alle biblioteche universitarie: non vi è alcun obbligo di adesione agli acquisti di pubblicazioni per le quali il JISC ha trattato un accordo nazionale, e le biblioteche possono decidere se e per quali titoli farlo. In teoria, possono anche decidere di rinegoziare per un solo ateneo un acquisto per il quale esiste già un accordo sul piano nazionale, anche se di solito prevale il buon senso, dato che un accordo singolo verrebbe a costare di più. Considerando specifici esempi di accordi di acquisti in Gran Bretagna è importante capire questa combinazione di negoziazione centralizzata e decentramento decisionale.
C'è stata un'evoluzione negli acquisti consortili in Gran Bretagna, dal software alle banche dati, per arrivare all'acquisto di periodici elettronici a testo integrale. L'organizzazione di cui JISC si è servita in molte occasioni è CHEST, sigla che sta per Combined Higher Education Software Team, rivelandone l'originario orientamento all'area dei programmi. Avrete probabilmente sentito parlare anche di BIDS, che ha gestito molti servizi di successo del JISC, come i Citation indexes dell'ISI. Poiché il JISC non è dotato del personale per fornire i servizi, quando negozia un contratto cerca anche un agente che gestisca il servizio. Quello di ISI è un buon esempio della maniera di lavorare di JISC: benché il vecchio servizio sia stato gestito da BIDS, il nuovo ISI Web of Science verrà gestito da Manchester Computing, meglio conosciuto con l'acronimo MIMAS, Manchester InforMation and Associated Services. JISC aggiudica ai suoi fornitori contratti della durata di un certo numero di anni, ma essi devono, a ogni scadenza contrattuale, concorrere in gara. Questa procedura assicura un servizio di elevata qualità agli utenti delle biblioteche. Un'organizzazione di questo genere ha funzionato molto bene per le banche dati, e ne manterremo la struttura di fondo anche spostandoci nel campo della fornitura di testi integrali. Ma per questi ultimi, la negoziazione delle licenze si è dimostrata questione ben più complessa che per le banche dati, sicché JISC ha messo a punto un programma apposito. Questo programma si chiama NESLI (National Electronic Site Licence Initiative).
NESLI è l'iniziativa nazionale per le licenze elettroniche di sito messa a punto dal JICS a favore delle biblioteche delle università del Regno Unito, per l'acquisto di copie elettroniche di periodici accademici. Informazioni ulteriori rispetto a quanto di seguito esposto, si trovano sul sito Web di NESLI (http://www.nesli.ac.uk).
NESLI fa seguito a un altro programma, PSLI (Pilot Site Licence Initiative), partito nel 1995 e dalla cui esperienza molto abbiamo imparato. NESLI riprende PSLI in quanto iniziativa nazionale tesa ad assicurare alle biblioteche universitarie condizioni migliori nella sottoscrizione di abbonamenti a periodici elettronici; ma per alcuni aspetti i due progetti sono molto diversi, differendo in struttura e obiettivi.
Lo scopo di PSLI era puramente finanziario, teso cioè a ottenere prezzi più bassi per l'abbonamento ai periodici, mentre lo scopo di NESLI è, oltre che finanziario, culturale: NESLI vuole offrire alle istituzioni accademiche l'opportunità di una transizione culturale verso l'acquisto di informazione elettronica a condizioni economicamente favorevoli. Ovviamente l'obiettivo di NESLI è in parte ancora finanziario, in quanto nessuna conversione culturale è possibile fintanto che alle biblioteche non vengano proposti, per l'accesso alle risorse elettroniche, prezzi sostenibili, soprattutto durante il periodo "ibrido" di acquisti congiunti di informazioni in versione elettronica e cartacea.
NESLI si distingue da PSLI anche per il suo carattere di iniziativa a lungo termine. PSLI è stata una iniziativa preziosa, sia da un punto di vista finanziario sia come esperienza di negoziazione e gestione di licenze su scala nazionale, ma era nato come programma triennale ed è venuto il momento di passare da un progetto pilota all'organizzazione duratura di cui le istituzioni accademiche hanno bisogno. NESLI, in particolare, individua l'esigenza di accesso in linea ai periodici accademici. Vari sono i giudizi sui tempi possibili o auspicabili per la transizione dal supporto cartaceo a quello elettronico, ma è inoppugnabile il fatto che una percentuale sempre maggiore di letteratura periodica sta diventando accessibile su supporto elettronico, pur rimanendo la carta il mezzo di pubblicazione di un certo numero di periodici; molti dei contratti negoziati attraverso NESLI sono relativi ad abbonamenti congiunti alla versione cartacea ed elettronica, ma solo come tappa di transizione all'abbonamento esclusivamente elettronico.
A livello mondiale è ormai evidente che quando le biblioteche negoziano mediante consorzi l'accesso elettronico diventa più economico e diffuso. Uno dei volani di questo processo è la negoziazione di accordi di "consumo a volontà": l'accesso illimitato per gli utenti ne promuove la diffusione, mentre ogni barriera che si frappone ne mortifica lo sviluppo. Uno dei vantaggi dell'accesso elettronico è proprio che l'utente può potenzialmente arrivare dovunque in qualunque momento, superando la barriera di doversi recare in biblioteca nell'orario di apertura. Ora c'è il pericolo che all'utente vengano poste nuove barriere, quali per esempio la restrizione dell'accesso ad alcune macchine, il che vanifica una delle principali potenzialità dell'accesso elettronico. L'accesso tramite NESLI sarà caratterizzato dal controllo dell'identità dell'utente piuttosto che della macchina.
Altra barriera all'uso è costituita dalle schermate di istruzioni di scarsa utilità e chiarezza: tutti abbiamo sperimentato tentativi di usare fonti di informazione elettroniche naufragati dopo lunghi minuti di frustrante e vana ricerca del percorso corretto per arrivare alle informazioni, che pure sappiamo essere presenti; il gruppo direttivo di NESLI è risoluto nella richiesta di un accesso amichevole.
Altro ostacolo all'accesso può essere la necessità di passare da un sistema a un altro, soprattutto quando in ogni banca dati sono disponibili solo piccole quantità di informazione: gli utenti non andranno molto oltre nella ricerca avendo a disposizione solo un limitato ventaglio di informazioni. NESLI punta a ingrandirsi, per fornire un solo punto di accesso a centinaia se non migliaia di riviste.
Ma bisogna ancora affrontare e superare la più seria barriera potenziale allo sviluppo dell'accesso elettronico, e cioè il costo: questo, come fattore isolato, sarà quello che maggiormente condizionerà la rapidità con cui si affermerà l'uso dei periodici elettronici. Se NESLI riuscirà a garantire accesso illimitato, sulla base del principio del "consumo a volontà", a un prezzo sostenibile per le biblioteche, l'uso dei periodici elettronici crescerà. Il gruppo direttivo non ha del tutto escluso licenze con pagamento a consumo, se l'agente riesce a raggiungere un accordo conveniente, ma dà decisamente la preferenza all'approccio illimitato.
Come sta lavorando il JISC per conseguire lo scopo di un accesso agevole ai periodici elettronici? È stato creato un gruppo direttivo per mettere a punto NESLI ed elaborarne l'indirizzo politico. La prima fondamentale decisione è stata quella di individuare un agente che conduca le contrattazioni con gli editori e gestisca il nuovo servizio: JISC non ha risorse umane per gestire la concessione delle licenze di centinaia di periodici ad altrettante istituzioni. JISC ha quindi bandito un avviso di gara, cui hanno risposto parecchie organizzazioni.
Il risultato di tutta la procedura, che è stata condotta secondo la normativa europea, è stata l'aggiudicazione di un contratto triennale, come agente del servizio NESLI, a un consorzio costituito dalla Swets Gran Bretagna e dall'Università di Manchester. Personalmente mi sento molto rassicurato dal risultato di una gara che ha conferito l'incarico a un consorzio tra un operatore commerciale con una lunga esperienza nella gestione di abbonamenti per le biblioteche e il centro di calcolo di un'università con esperienze consolidate di fornitura di servizi ad altri atenei.
Non è certo intenzione del gruppo direttivo legare le mani all'agente, ma, attraverso il gruppo direttivo, JISC ha comunque la responsabilità di controllare che l'agente dia a NESLI l'assetto che la comunità accademica desidera. Per esempio, l'agente consulta sempre il gruppo direttivo sulle offerte avanzate dagli editori: la procedura stabilita prevede che l'agente negozi un accordo con l'editore, i cui termini vengano poi sottoposti al gruppo direttivo di NESLI; se questo li considera soddisfacenti, l'accordo viene proposto a tutte le biblioteche universitarie del Regno Unito, potenzialmente 180. A ogni singola biblioteca resta la decisione di effettuare o meno l'acquisto all'interno dell'accordo nazionale proposto: non c'è alcun obbligo in proposito e ogni università paga le proprie quote sui propri fondi. In pratica, dato che la copertura disciplinare di ogni istituzione accademica è diversa, ciò che sta accadendo è che ogni accordo negoziato da NESLI è sottoscritto da circa 40-50 biblioteche.
Una volta che è stato stabilito un modello che sia accettabile per le biblioteche accademiche, l'impegno del gruppo direttivo si riduce, pur restando vitale una sua stretta collaborazione con l'agente. Per ora hanno superato la rigorosa procedura esposta e sono stati accettati dalle biblioteche solo gli accordi con due editori, per un totale di 377 titoli, ma diverse altre negoziazioni sono in dirittura d'arrivo. Una proposta di accordo è stata respinta dal gruppo direttivo, ma stanno andando avanti le trattative con molti altri editori.
NESLI esiste da un anno e, dati i tempi della negoziazione, pochi sono stati gli accordi applicabili agli abbonamenti per l'anno 1999, ma un maggior numero sarà proponibile per gli abbonamenti del 2000. Per rendere il progetto pienamente operativo sono previsti tre anni, e ciò a cui si mira è una messa a punto per il lungo termine piuttosto che la stipula di un gran numero di accordi affrettati e discutibili. È nostra ferma volontà che NESLI abbia successo, e a questo scopo stiamo lavorando con l'agente e gli editori.
Un ambito in cui il gruppo direttivo ha deciso di prendere l'iniziativa è quello delle intese legali, che risultano inevitabilmente molto complesse. È stato necessario elaborare tre livelli di contrattazione su cui accordarsi.
In primis c'è il contratto tra i Funding Councils e l'agente, in cui è specificato ciò che l'agente si impegna a fare per nostro conto; questo contratto è complicato dal fatto che nel Regno Unito ci sono quattro commissioni per il finanziamento dell'istruzione universitaria, rispettivamente per l'Inghilterra, la Scozia, il Galles e l'Irlanda del Nord, con l'ulteriore complicazione giuridica che l'agente non è un'unica entità legale ma è a sua volta un consorzio tra la Swets Gran Bretagna e il centro di calcolo dell'Università di Manchester.
Il secondo livello contrattuale è tra la Swets Gran Bretagna e le singole università, in cui viene stabilito il servizio che la Swets si impegna a fornire alla biblioteca.
Il terzo livello contrattuale è tra ciascuna università e ciascun editore che partecipa a NESLI. I contratti di terzo livello si definiscono propriamente licenze, perché stabiliscono le condizioni a cui le pubblicazioni vengono fornite alla biblioteca.
Ciò che ha fatto il gruppo direttivo è stato redigere una bozza di licenza che l'agente potesse presentare all'editore come base su cui avanzare la sua offerta di prezzo per un servizio a livello nazionale.
La prima licenza NESLI è stata compilata da Emanuella Giavarra, che ha utilizzato lavori precedenti in tale ambito e ne ha curato la conformità alla prassi internazionale, quali ad esempio i principi sulle licenze elaborati dell'ICOLC (International Coalition of Library Consortia); ad essa hanno lavorato, con Emanuella Giavarra, diversi membri del gruppo direttivo, e si è rivelata valida per la negoziazione con gli editori. Adesso però questa prima licenza NESLI è stata sostituita da una seconda versione, che è un adattamento della licenza modello concordato tra JISC e l'associazione degli editori.
Le licenze restrittive possono essere una barriera all'uso delle pubblicazioni elettroniche altrettanto insormontabile quanto i prezzi troppo elevati, ed è nostra cura che le utilizzazioni libere (fair use) siano tutelate e anzi incoraggiate.
Le condizioni della licenza sono importanti anche per garantire i bibliotecari sulla possibilità di archiviare le pubblicazioni elettroniche: una delle ragioni per cui i bibliotecari nel Regno Unito si sono spesso mostrati restii a passare dalla carta al supporto elettronico è stata proprio l'incertezza sulla conservazione delle pubblicazioni elettroniche nel tempo. Questo è in parte un problema tecnico, ma è anche una questione di licenze, e la licenza NESLI richiede che gli editori concordino su una qualche forma di archiviazione.
Che NESLI abbia successo è nell'interesse di tutti: per gli utenti apre la prospettiva di un accesso facile, da ogni punto in cui ci sia un terminale, a un ventaglio più ampio di titoli; l'esperienza di PSLI ha dimostrato che l'uso dei periodici elettronici è maggiore se maggiore è l'offerta. Ai bibliotecari offre la possibilità di evitare negoziazioni separate per l'accesso a centinaia di pubblicazioni: abbiamo già sprecato troppo tempo a leggere le clausole in piccolo in calce alle licenze. Agli editori apre la prospettiva di poter risparmiare sul marketing e sulla fatturazione, oltre a offrire i propri prodotti all'intera comunità accademica; per gli editori è vitale che i loro prodotti vengano usati e NESLI offre loro una grossa opportunità di ampliare il mercato dei periodici elettronici.
Se tutto va bene, potremmo trovarci in una situazione in cui "vincono tutti" invece che nella passata situazione di contrapposizione tra editori e bibliotecari. Tutto dipende ora dai negoziati specifici che l'agente sta conducendo con gli editori: le biblioteche si aspettano sostanziali sconti sui prezzi che sono stati loro proposti individualmente e non prenderanno in considerazione nessuna offerta tramite NESLI che non comporti un risparmio. I Funding Councils non stanno finanziando NESLI come invece fu fatto per PSLI, per cui i risparmi per le biblioteche devono venire dalla riduzione dei costi che gli editori conseguiranno grazie alla partecipazione a NESLI.
I vantaggi attesi per tutti i partecipanti moltiplicano al massimo l'impegno da parte sia dei bibliotecari che degli editori. Stiamo puntando alto con NESLI, perché i benefici crescono con le dimensioni del progetto: più alto sarà il numero degli editori e delle biblioteche coinvolti nel servizio, maggiori saranno i vantaggi per tutti.
Una questione a cui il gruppo direttivo ha da subito dedicato molta attenzione è la diffusione delle informazioni sull'iniziativa nella comunità accademica e in quella editoriale. Sono state approntate liste di discussione elettroniche e il sito Web di NESLI contiene le risposte a molte delle domande più frequenti.
È ovvio che NESLI va fatto proprio dalla comunità accademica e da quella editoriale, tra le quali deve esserci un dialogo continuo. Mi riferisco a una "appropriazione" condivisa da entrambe le comunità proprio perché quella che si configura non è una situazione di contrapposizione tra "noi" e "loro". NESLI non deve essere percepito come vantaggioso per la sola comunità universitaria: esso offre agli utenti delle biblioteche, ma anche agli editori, l'opportunità di affrontare la transizione alla pubblicazione elettronica in un contesto di maggior tutela che non se agissero indipendentemente gli uni dagli altri.
Ci sono state negoziazioni difficili sui prezzi, e sicuramente molte difficoltà ancora ci aspettano, ma la speranza del gruppo direttivo è che ci sia la volontà che NESLI abbia successo. In linea di principio avremo un prodotto che soddisferà gli utenti; sarà il livello dei prezzi a determinare se il prodotto sarà o no all'altezza delle promesse, ma la speranza è che gli studenti e il personale delle università possano leggere tutti gli articoli elettronici di cui hanno bisogno senza doversi preoccupare dei relativi costi.
All'inizio ho fatto riferimento alla distanza che c'è tra l'ampia disponibilità di pubblicazioni elettroniche e il numero limitato di acquisti: NESLI è un tentativo di colmare questa distanza attraverso la creazione di condizioni di prezzo e licenze tali da permettere alle biblioteche universitarie del Regno Unito di acquistare i periodici elettronici in quantità.