di Assunta Arte
Negli ultimi anni di questo secolo nella maggior parte dei centri di documentazione e biblioteche che operano nel mondo vi è stata la tendenza a mettersi al passo con le novità imposte dalla società dell'informazione 1. Il rapido sviluppo di questa ha portato le biblioteche ad avvalersi sempre di più del progresso tecnologico per realizzare servizi moderni ed efficienti e creare infrastrutture basate sulla cooperazione 2. I dibattiti e le conferenze organizzate in merito alla gestione telematica delle biblioteche evidenziano che sia in Italia sia in altri paesi dell'Europa meridionale manca una rete nazionale per la circolazione delle informazioni e dei documenti. Pertanto nelle singole realtà il ruolo assunto dallo scambio e dalla circolazione dei documenti elettronici è stato quello di assicurare alla propria comunità scientifica tutto il materiale necessario, in tempi molto più rapidi rispetto al passato. Attraverso la realizzazione di prototipi per la gestione elettronica del servizio di document delivery si è cercato di ottimizzare sia l'offerta di informazione sia le risorse economiche che negli ultimi anni si sono andate sempre più riducendo nei bilanci dei vari enti pubblici.
All'interno del processo di globalizzazione e razionalizzazione delle risorse si inserisce anche il sistema di electronic library della Biblioteca dell'Area di ricerca di Potenza che opera da circa due anni per la realizzazione di un sistema completamente informatizzato. Gli obiettivi prefissati sono quelli di fornire ai ricercatori che operano nella regione Basilicata un sistema bibliotecario in rete attraverso la cooperazione dei vari siti del CNR. La connessione Internet tra la biblioteca di Potenza e le altre biblioteche presenti nelle diverse regioni italiane avviene attraverso una C-Lan Frame Relay con una larghezza di banda che raggiungerà presto i due MB, e che consente agli utenti l'accesso alla posta elettronica e ai siti WWW predisposti per diffondere tutte le informazioni inerenti il servizio e per mettere a disposizione l'intero patrimonio bibliografico. La connessione in rete della workstation della biblioteca, un'AlphaStation 200 4/100, permette l'interrogazione diretta della base di dati contenente il patrimonio bibliografico e documentale e l'accesso tramite WWW consente altresì l'interrogazione della base dati al mondo esterno. Attraverso dei client e dei terminali in rete gli utenti possono collegarsi all'attuale sistema bibliotecario e consultare l'OPAC in modalità telnet.
All'interno di tale struttura si sta cercando di costruire la virtual library delle pubblicazioni periodiche, scannerizzando gli articoli richiesti e trasmettendoli via rete. In particolare le procedure di richiesta degli articoli sono state uniformate agli obiettivi di informatizzazione dell'intero sistema di document delivery per migliorare la produttività del personale della biblioteca che attualmente consiste di una sola unità. Le richieste dei ricercatori degli istituti di ricerca presenti nell'Area possono essere inviate via e-mail alla biblioteca in pochi secondi e, nell'80% dei casi, vengono evase in 24 ore.
Gli articoli richiesti possono essere forniti o via fax o via e-mail, a costo zero. Il documento digitale, che comunque richiede l'utilizzo da parte del ricevente del software Acrobat, consente sia un risparmio di tempo nelle procedure per la conversione del documento da cartaceo a digitale sia una migliore definizione del testo stesso. Il sistema utilizzato per la digitalizzazione prevede uno scanner Umax SuperSpeedy e un software per la conversione del file in formato PDF. Questa modalità da un lato produce un risparmio economico e dall'altra un miglioramento della qualità del servizio, ed è stata sviluppata per ovviare alle lacune del patrimonio bibliografico posseduto, offrendo così a ricercatori e studiosi il primo servizio di document delivery esistente nel territorio della regione Basilicata.
Nel rispetto delle leggi sul copyright, il servizio mette a disposizione testate di periodici relativi al settore scientifico, atti di convegni, le pubblicazioni interne, articoli di quotidiani.
Nel corso di due anni il servizio ha subito una evoluzione qualitativa e quantitativa che ha facilitato l'attività di ricerca degli utenti di una sede isolata geograficamente. Come già sottolineato alla base di questa sperimentazione vi è sia una motivazione economica che una motivazione legata al progresso tecnologico. Infatti a fronte della riduzione generale dei bilanci di tutti gli organi del CNR si è riscontrata una maggiore collaborazione tra le aree di ricerca nello scambio di documenti e allo stesso tempo un'esigenza sempre maggiore di facilitare la trasmissione del flusso delle informazioni dallo staff bibliotecario agli utenti.
Il document delivery si è dimostrato una valida alternativa alla sottoscrizione degli abbonamenti, dal momento che è risultato più economico implementare questo servizio piuttosto che rinnovare quelle riviste i cui costi erano diventati proibitivi, consentendo ai ricercatori di quest'area di poter continuare a lavorare senza difficoltà, sostituendo il vecchio sistema di incremento delle collezioni con un efficiente sistema di fornitura di documenti.
Fin dal 1996, anno di inizio della sperimentazione, la biblioteca partecipa a un piano di attività comune con la Biblioteca centrale e le altre biblioteche del CNR così articolato:
1) armonizzazione degli standard catalografici e dei servizi documentari;
2) catalogazione collettiva;
3) fornitura di testi integrali di articoli entro 24 ore dalla richiesta mediante rete o via fax.
Impegno comune e sforzo organizzativo sono stati fondamentali per l'avvio della cooperazione tra le aree di ricerca del CNR, localizzate nelle diverse regioni d'Italia. In particolare dall'esigenza sentita dalle biblioteche delle aree di ricerca di comparare il loro patrimonio bibliografico seriale è nato un cospicuo database che raggruppa 5250 testate, possedute dalle seguenti strutture: Milano, Genova, Bologna, Firenze, Pisa, Tor Vergata, Roma, Napoli, Bari, Potenza, Lecce, Catania, Cosenza e Palermo. Il database, consultabile via Internet, permette alle aree di individuare e localizzare i documenti. Il Catalogo collettivo del patrimonio seriale di quattordici aree del CNR 3, coordinato dall'Area di ricerca di Genova, è stato lo strumento che ha consentito di integrare la disponibilità e l'accesso ai documenti e di ottimizzare gli acquisti dei periodici, di anno in anno soggetti a restrizioni.
Per l'implementazione del servizio è stata condotta un'analisi sulla tipologia di documenti richiesti e sulla tipologia dei soggetti a partire da:
- tipologie dei documenti forniti;
- tipologia dei soggetti;
- lista dei periodici interessati esclusi dagli acquisti.
La Fig. 2 evidenzia la tipologie dei documenti richiesti che vanno dagli articoli scientifici, in larga maggioranza, a quelli pubblicati su quotidiani.
Nel 1997 le richieste sono state analizzate in riferimento alle materie di interesse degli istituti di ricerca (Fig. 3-4) e si è notato che la percentuale più alta di richieste si riferisce a quelle riviste scientifiche che, avendo un costo elevato, non sono state più rinnovate. È chiaro che le materie per le quali maggiore è la richiesta di document delivery sono fisica, geologia e chimica, vale a dire i settori in cui i tagli di spesa avevano causato una consistente riduzione dei titoli in abbonamento. Proprio il maggior numero di testate possedute può, invece, spiegare la percentuale più bassa di richieste nei settori di agraria e di storia, anche in relazione al fatto che bisogna considerare che il budget annuale è diviso in parti uguali tra gli istituti e quindi tra le diverse discipline e, essendo più basso il costo delle riviste di storia e di agraria, è possibile acquistarne in quantità maggiore.
Quindi il numero inferiore di richieste da parte degli utenti nelle materie i cui prezzi editoriali delle riviste sono stabili da qualche anno non dovrà essere attribuito alla minore attività scientifica nei campi delle scienze agrarie e storiche.
Nel 1998 (Fig. 5) la situazione si ribalta in parte in quanto le riviste correnti di fisica, geologia e chimica sono le stesse dell'anno precedente e quindi il numero di richieste di document delivery si stabilizza. Nel settore di agraria, invece, essendoci stato un notevole aumento dei prezzi e così un taglio al numero delle riviste, si assiste a un aumento della percentuale di richieste.
Considerando che il servizio di document delivery nell'Area di ricerca di Potenza è nato da un'esigenza di contenimento delle spese e dalla volontà di investire in modo mirato per la propria utenza, se ne può capire l'impatto fortemente positivo sia all'interno del processo gestionale della biblioteca che per quanto concerne la soddisfazione dell'utenza. L'efficacia si è riscontrata nell'avere investito costantemente in una sola persona addetta al servizio e anche nell'avere adottato nuovi strumenti di comunicazione tra la biblioteca e gli utenti, utilizzando strumenti informatici per il reperimento dei documenti e la loro trasmissione. Tale sperimentazione non si può ritenere naturalmente esaustiva quale esempio di biblioteca scientifica specialistica di piccole dimensioni, ma è un'interessante esperienza di ottimizzazione delle risorse. L'obiettivo principale della gestione interna è di dare piena soddisfazione alle richieste di una utenza specialistica, utilizzando materiale e strumenti informativi sempre aggiornati, anche di difficile reperibilità perché non disponibile attraverso i canali commerciali 4. Nell'individuazione del grado di gradimento del servizio all'utenza l'attenzione va focalizzata soprattutto sulle modalità di accesso rapido e preciso all'informazione, attività che ha richiesto grande investimento di tempo nell'organizzazione e svolgimento del servizio. Considerato che gli utenti in questione hanno una formazione scientifica, non vi sono stati dubbi nel proporre loro procedure automatizzate per le operazioni di richiesta e per quelle di ricezione in formato digitale. Si tratta infatti di persone con ampie conoscenze tecnico-informatiche che nell'80% dei casi non hanno avuto alcuna difficoltà ad adeguarsi al regolamento. L'esperienza ha dunque dimostrato che oggi è realmente possibile reperire documenti in tempi rapidissimi, e allestire un servizio di questo tipo non richiede che piccoli investimenti in termini di denaro e personale, investimenti recuperati pienamente.
In ultima analisi questo tipo di servizio consente anche ad una biblioteca di piccole dimensioni, di diventare "la biblioteca" capace di rispondere alle esigenze dei suoi utenti, grazie alla possibilità di usufruire di materiale librario non più direttamente posseduto che può risiedere in una qualsiasi altra parte della rete.
1 A proposito di evoluzione dei servizi bibliotecari si vedano Alberto Petrucciani - Igino Poggiali, La qualità totale in biblioteca, «Bollettino AIB», 32 (1992), n. 1, p. 7-20; Maria Sicco, Le biblioteche nella società dell'informazione, «AIB notizie», 4 (1998), n. 4, p. 12-13.
2 Una fonte primaria sui progetti europei inerenti le electronic libraries è la Commissione europea DG XIII/E-4 Telematics for Libraries. Notizie aggiornate si hanno anche dall'Osservatorio dei programmi internazionali per le biblioteche del Ministero per i beni e le attività culturali. Per tutti gli altri paesi del mondo molti progetti sono seguiti dall'IFLA, Section on Document Delivery and Interlending, che fornisce informazioni al riguardo e proprio nell'ultimo workshop tenutosi ad Amsterdam il 20 agosto 1998 si è discusso di "Interlending and document delivery in developing countries".
3 Il catalogo è consultabile all'indirizzo http://www.ge.cnr.it/SDS/Aree/. In totale le aree sono diciotto e aderiranno in seguito anche le quattro mancanti.