I periodici elettronici in biblioteca
di Enrico Martellini
«sì ch'io fui sesto tra cotanto senno»
(Inferno, IV, 102)
Ormai da alcuni anni le biblioteche si trovano a dover affrontare una congiuntura sfavorevole, determinata da un lato dalla progressiva riduzione dei bilanci di cui possono disporre, dall'altro dalla crescente quantità di informazioni a cui la comunità scientifica chiede di poter accedere: i costi delle risorse necessarie a soddisfare le esigenze informative degli utenti superano ormai di gran lunga le possibilità economiche di ogni singola biblioteca.
In un recente articolo su documenti elettronici e biblioteche di ricerca [1] Michael Malinconico, nell'analizzare lo stato di crisi in cui versano le biblioteche, si sofferma in particolare sulle difficoltà che riguardano i periodici, sottolineando come nessuno dei problemi che assillano le biblioteche di ricerca sia più grave di quelli collegati all'acquisizione e diffusione di questo tipo di materiale, e rilevando come, nonostante la cancellazione di numerosi abbonamenti (tra il 1990 e il 1992 le biblioteche facenti parte dell'Association of Research Libraries hanno cancellato abbonamenti per un valore di circa 21 milioni di dollari), quote sempre maggiori di bilancio vengano impegnate nel pagamento delle sottoscrizioni.
In questo quadro le nuove tecnologie, per quanto vengano viste a volte un po' troppo entusiasticamente come una sorta di panacea per i problemi delle biblioteche, possono giocare un ruolo importante, sebbene ancora non ben definito, per il superamento della crisi, sia per quanto riguarda l'aspetto più strettamente economico (anche se, come osserva Malinconico, alcuni costi saranno ridotti o eliminati, ma nuovi costi potranno controbilanciare questi risparmi), sia per quanto riguarda la risposta alle esigenze degli utenti, sempre più pressanti sia qualitativamente che quantitativamente. Problemi quali la scelta tra accesso o possesso, tra edizione cartacea o edizione elettronica dei documenti divengono così sempre più spesso materia di discussione tra bibliotecari.
In particolare fermento sembra essere il mondo dei periodici, nel quale il fenomeno electronic journals sta assumendo dimensioni sempre più rilevanti. Come sottolinea Thomas E. Nisonger, non c'è una definizione standard universalmente valida di periodico elettronico [2], in quanto il termine copre differenti fenomeni; è bene quindi precisare che nelle pagine seguenti, che prendono spunto dall'esperienza maturata in questi anni alla Biblioteca della Scuola normale superiore di Pisa, con l'espressione periodici elettronici ci riferiremo in particolare alle pubblicazioni periodiche in versione elettronica accessibili in linea via Web.
I dati pubblicati nella Directory of electronic journals, newsletters and academic discussion lists [3] a partire dal 1991 dimostrano come il numero dei periodici elettronici sia in rapida e costante crescita. Molte sono infatti le possibilità che essi offrono già adesso, o che quantomeno si immagina possano offrire nel prossimo futuro, rispetto ai periodici in formato cartaceo: sono disponibili per la consultazione molto prima dei periodici su carta; sono accessibili secondo molteplici modalità; non necessitano di indici aggiuntivi; il loro contenuto può essere scaricato nella stazione di lavoro del lettore ed essere quindi ulteriormente manipolato; non devono essere rilegati né rimessi a posto sugli scaffali; non occupano spazio; non è necessario rimpiazzare fascicoli o pagine mancanti; possono essere consultati da molti utenti simultaneamente; non impongono limitazioni di pagine agli autori, e permettono di incorporare negli articoli, per mezzo di legami elettronici, numerose informazioni di supporto; sono accessibili da tutti i luoghi raggiunti dalla rete attraverso la quale sono distribuiti; permettono un dialogo interattivo tra autori e lettori; offrono numerosi servizi aggiuntivi; presentano minori problemi di conservazione [1].
Ovviamente la lunga lista di vantaggi non può far dimenticare l'altro lato della medaglia, e cioè tutta la serie di problemi contro cui finisce per cozzare chi decide di puntare sui periodici elettronici [4]. Infatti i documenti in formato elettronico non garantiscono ancora la solidità e l'autorevolezza offerte dai documenti cartacei, sia dal punto di vista tecnico che da quello del prestigio scientifico; la rete delle telecomunicazioni non è ancora in grado di offrire una trasmissione dei dati adeguata in termini di qualità e di velocità; mancano standard universalmente accettati per hardware e software; non tutti gli studiosi hanno accesso ai documenti elettronici; le questioni relative alla proprietà intellettuale non sono ancora ben definite; l'archiviazione dei dati presenta numerosi problemi. Insomma, la situazione è ancora in evoluzione, e in molti hanno commentato che fare congetture sul futuro dei periodici elettronici è come sparare a un bersaglio mobile [2]: a distanza di sei anni continua a valere l'ammonimento di Sandra Jeffries secondo cui il concetto di e-journal crea più domande di quante siano le risposte, e ha implicazioni per editori, fornitori, bibliotecari e utenti [5, p. 1].
Se i problemi connessi con la natura stessa dei periodici elettronici sono stati chiaramente evidenziati, minore attenzione sembra sia stata prestata ai riflessi che questi problemi hanno sul lavoro quotidiano dei bibliotecari che devono garantire la fruibilità dei periodici elettronici da parte degli utenti. Nelle pagine che seguono cercheremo pertanto, sulla base dell'esperienza maturata in questi anni, di approfondire questo "minor corno" del problema.
L'attivazione del servizio, specialmente durante la prima fase, si è rivelata piuttosto macchinosa, e le difficoltà maggiori sono emerse nell'ambito dei rapporti con gli editori, dell'organizzazione delle postazioni di lavoro e della scelta delle modalità di informazione al pubblico.
I rapporti con gli editori, vuoi per la novità del mezzo elettronico, vuoi per i frequenti cambiamenti dal punto di vista delle scelte editoriali, si sono rivelati fin dal principio piuttosto problematici. In particolare, il lasso di tempo che normalmente intercorre tra l'ordine all'editore, il successivo invio da parte dell'editore del modulo contenente il contratto di abbonamento, la restituzione del suddetto modulo debitamente compilato e l'effettiva attivazione dell'accesso a testo completo ci è parso eccessivamente lungo, anche in relazione alle aspettative di rapidità e semplicità che il supporto elettronico suscita negli utenti: mediamente, non meno di due mesi, sia per le riviste elettroniche accessibili gratuitamente da parte degli abbonati all'edizione su carta, sia per le riviste elettroniche per le quali si è dovuto pagare una cifra aggiuntiva rispetto all'abbonamento al cartaceo. In alcuni casi, addirittura, si è reso necessario il ricorso a una fitta corrispondenza via e-mail per giungere al risultato desiderato.
Fortunatamente, al momento del rinnovo delle sottoscrizioni per il 1998 alcuni editori hanno risparmiato alle biblioteche che già nel 1997 avevano usufruito dell'accesso in linea la fatica di compilare un nuovo contratto di abbonamento, mentre altri (ad esempio la Springer) hanno garantito che il contratto per il 1998 sarà l'ultimo richiesto. Del resto, che la tendenza vada verso un ulteriore snellimento delle pratiche amministrative è dimostrato da casi come quello di «Genes and development», che tramite una procedura completamente automatizzata permette agli abbonati al cartaceo di ottenere l'accesso in linea in pochi minuti; o ancora dalla tendenza ormai diffusa ad abbandonare l'uso di username e password, garantendo il corretto utilizzo dei periodici elettronici sulla base del solo indirizzo IP. Non solo, ma lo sforzo per assicurare un costante miglioramento del prodotto offerto non riguarda soltanto il versante amministrativo; molti editori, infatti, non si limitano più a offrire una semplice versione elettronica di quanto pubblicato su carta, ma cercano di inserire il periodico elettronico all'interno di un servizio organicamente strutturato, comprensivo di servizi aggiuntivi che lo caratterizzano sempre più come un qualcosa di autonomo rispetto alla versione cartacea. È il caso, ad esempio, del servizio Link della Springer (http://LINK.Springer.de/tutorial/service.htm), che oltre a garantire l'accesso a un centinaio di periodici in linea offre, tra le altre cose, un Forum for science che consente agli scienziati di comunicare con la Springer e con i direttori dei periodici nell'ambito di forum moderati, e di fornire un profilo dei loro interessi personali in modo da ricevere un messaggio di posta elettronica non appena compaia una pubblicazione che corrisponde a tale profilo; o del servizio HyperCiteTM dell'Institute of Physics (http://www.iop.org/Support/EJ/ej2live.html), che offre invece legami dalle citazioni bibliografiche ai riassunti dei testi citati presenti in INSPEC [6]. L'Institute of Physics, inoltre, dai primi mesi del 1998 ha reso disponibili in linea, oltre a quelle correnti, tutte le annate arretrate delle sue riviste, a partire dal 1993, aprendo nuove prospettive non solo nel campo dell'accesso ai documenti, ma anche in quello della conservazione del materiale e dell'organizzazione fisica delle collezioni.
Occorre infine ricordare il ruolo svolto dai cosiddetti aggregatori, i quali offrono un servizio di intermediazione che aggrega le pubblicazioni di diversi editori; in questo modo il singolo editore non deve più creare e mantenere un proprio sistema autonomo e l'utente finale può rivolgersi a un unico aggregatore per ottenere l'accesso a titoli diversi raggruppati sotto un unico punto di partenza [7].
Purtroppo, a servizi aggiuntivi faranno inevitabilmente seguito costi aggiuntivi, per cui la possibilità di accesso gratuito in linea da parte degli abbonati al cartaceo pare destinata a esaurirsi nel giro di breve tempo, pur essendo gli editori ancora lungi dall'aver colmato le lacune registrate in questi anni.In particolare, oltre alla citata lentezza nell'attivazione del servizio, estremamente fastidioso è risultato lo scollamento spesso riscontrato tra gli uffici che si occupano del lavoro tecnico-informatico e quelli che si occupano di questioni contabili-amministrative, tanto che non di rado le biblioteche si vedono richiedere prova del pagamento per abbonamenti regolarmente pagati. E anche la tempestività e la chiarezza nel rispondere alle richieste dei bibliotecari sono estremamente variabili, oscillando tra una risposta per posta elettronica nell'arco di una giornata (Nuclear Physics Electronic, ad esempio) e la sistematica mancanza di risposte (SIAM). In ogni caso, i passi avanti sono evidenti, e se non allineano completamente la situazione reale al quadro spesso eccessivamente ottimistico che gli editori prospettano pubblicizzando i loro prodotti, consentono tuttavia alle biblioteche di alleggerire il peso delle pratiche amministrative e di concentrare i loro sforzi sul versante, ugualmente problematico, dell'organizzazione del servizio al pubblico.
È questo un aspetto che richiede fin dalle prime fasi un'attenta pianificazione, onde evitare spiacevoli inconvenienti per l'utenza. Innanzitutto è importante avere ben chiaro il quadro degli indirizzi IP da far abilitare alla lettura dei periodici elettronici: una volta comunicati all'editore, infatti, è estremamente faticoso ottenere dei cambiamenti in tempi brevi. È inoltre necessario organizzare le postazioni di lavoro per gli utenti non solo dal punto di vista logistico e dei macchinari, ma anche per quanto riguarda la manutenzione. Una delle maggiori difficoltà nell'utilizzo dei periodici elettronici è infatti la mancanza di standard circa il software per la lettura del testo integrale [8, 9]. Occorre quindi, se non si vuole lasciare agli utenti il compito di installare di volta in volta il software necessario alla pubblicazione che stanno consultando, dotare le postazioni adibite alla lettura dei periodici elettronici di tutti i «reader plug-in che permettono la cattura, lettura, scaricamento e stampa degli articoli» [10], e tenerle aggiornate nel caso si presentino nuove esigenze. Non solo, ma occorre poi stabilire i margini di manovra concessi agli utenti, decidendo ad esempio se rendere possibile stampa, download, lettura diretta da video, e così via.
Ultimo ma non minore è il problema dell'informazione al pubblico. Per quanto riguarda la nostra biblioteca, la scelta iniziale, in attesa di poter offrire dei legami alle riviste elettroniche direttamente dal Web della biblioteca, si è indirizzata verso una soluzione minimale, e cioè la stampa di un opuscoletto (da aggiornare e ristampare ogni volta che si presentasse qualche novità) contenente il titolo della rivista, l'URL e le eventuali informazioni su username e password da utilizzare per l'accesso. Evidentemente questa soluzione, poco soddisfacente e comunque troppo laboriosa, non poteva che essere transitoria, e infatti nel corso del 1997 una delle pagine del Web della biblioteca è stata dedicata ai periodici elettronici (http://biblio.sns.it/ejourn1.htm). Tale pagina è stata pensata per offrire da un lato l'elenco (ordinato alfabeticamente) dei periodici elettronici accessibili dalla biblioteca, con il legame alla home page del periodico stesso o del relativo editore, dall'altro indicazioni circa le novità in materia di e-journals ritenute interessanti per gli utenti: elenco dei periodici di prossima attivazione, notizie sui nuovi servizi offerti dagli editori, ecc. (si tratta per la verità di una sezione ancora in fase di rodaggio, e pertanto suscettibile di numerosi cambiamenti); è inoltre allo studio la possibilità di inserire una terza sezione, dedicata agli strumenti disponibili in linea che siano in qualche modo legati al mondo dei periodici elettronici (repertori di periodici elettronici, pagine Web di editori, e così via).
Il problema dell'informazione al pubblico, però, non si esaurisce con lo stabilire i criteri relativi al come informare, ma comporta anche la precisa definizione di quale debba essere il contenuto delle informazioni. Se infatti pare indubitabile che il catalogo dei periodici cartacei di una biblioteca debba dar conto dei soli periodici posseduti dalla biblioteca stessa, non altrettanto evidente è la definizione di quale debba essere il contenuto dell'informazione relativa ai periodici in linea. Già la definizione di periodici posseduti applicata alla versione in linea sembra alquanto azzardata: si può infatti parlare di possesso a proposito di pubblicazioni la cui fruibilità dipende totalmente e in ogni momento dall'editore? O si tratta semplicemente di un servizio che, come osserva Ann S. Okerson, per la sua stessa natura non dà il senso fisico del possesso che danno invece il libro stampato o anche il CD-ROM [11], in quanto chi possiede l'autorizzazione paga per il diritto di uso della base dati, e non per il possesso del suo contenuto? Osserva infatti Trisha L. Davis che le licenze sono regolate dalle leggi relative ai contratti, e non da quelle relative al copyright: una volta accettati, tutti i diritti garantiti dalle leggi sul copyright sono sostituiti dai termini del contratto. La biblioteca non possiede quindi una copia del materiale per cui ha pagato, e i diritti dell'utente sono individuati unicamente dalla licenza [12].
In ogni caso, il primo dubbio che si presenta a chi debba informare gli utenti circa i periodici elettronici disponibili in biblioteca è quello tra un'informazione limitata alle sole riviste che in qualche modo si pagano (vale a dire quelle a cui è possibile accedere in quanto abbonati al cartaceo, ma senza pagamento di quote aggiuntive, oppure quelle per cui viene pagata una quota aggiuntiva rispetto al cartaceo, o ancora quelle per le quali la biblioteca sceglie l'abbonamento alla sola edizione in linea), e che pertanto non sono consultabili da parte di chi non sia abbonato, e un'informazione estesa anche ai periodici elettronici completamente gratuiti, accessibili per chiunque anche al di fuori della biblioteca. Qualora si opti per la prima soluzione, può risultare utile segnalare qualche repertorio di riviste elettroniche (ad esempio, la già citata Directory of electronic journals, newsletters and academic discussion lists, http://www.arl.cni.org/scomm/edir/ [ora http://www.arl.org/scomm/edir/]) in modo che l'utente possa orientarsi anche verso riviste ad accesso libero; nel caso invece che si scelga la seconda soluzione, data l'impossibilità materiale e l'inutilità di segnalare tutti i periodici elettronici esistenti, sia pure nell'ambito di una determinata disciplina, si pone il problema di scegliere quelli che, per le loro caratteristiche e per il loro contenuto, si ritengono più utili alle esigenze degli utenti della biblioteca, adottando nella cernita criteri simili a quelli che governano la politica degli acquisti.
Altro dilemma si pone poi tra la scelta di segnalare unicamente le riviste a testo completo (primarie), o anche quelle che si limitano a fornire indici e/o riassunti degli articoli contenuti nelle corrispondenti edizioni su carta (secondarie) [13].
La scelta, nel nostro caso, è caduta sulla segnalazione, all'interno del Web della biblioteca, delle sole riviste a testo completo disponibili gratuitamente (o con il pagamento di una quota aggiuntiva) in linea per gli abbonati all'edizione su carta. Si tratta di circa novanta periodici elettronici, ripartiti approssimativamente come segue: oltre cinquanta riviste di fisica, poco più di venti di matematica, poche altre a carattere scientifico e una decina concernenti materie umanistiche. Come si vede, le riviste di fisica costituiscono da sole circa il 60% del totale: sono infatti gli studiosi di questa materia (almeno tra gli utenti della nostra biblioteca) i più sensibili ai vantaggi che il periodico elettronico offre in fatto di rapidità di accesso all'informazione [14], mentre sul versante umanistico gli utenti sembrano, almeno per ora, piuttosto tiepidi di fronte alle novità di tipo elettronico. È questo un aspetto di cui occorre tener conto in fase di programmazione dello sviluppo delle collezioni, soprattutto nel caso di biblioteche che, per il patrimonio posseduto e per il bacino di utenza servito, debbano far fronte a esigenze informative fortemente differenziate, che non possono non prevedere risposte diverse.
La decisione di affrontare le difficoltà e i costi che i periodici elettronici comportano, infatti, non può essere presa a cuor leggero, soprattutto se la scelta cade su pubblicazioni di cui non esiste, o comunque non viene acquistata, la versione su carta; in tal caso, oltre ai problemi già esaminati è necessario considerare anche quelli relativi all'archiviazione e alla conservazione dei dati. Se infatti molti editori prevedono di rendere (o hanno già reso) disponibili in linea non solo le annate correnti dei loro periodici, ma anche quelle arretrate, garantendo in tal modo l'accesso a una quantità di dati impressionante, resta comunque il fatto che si tratta, appunto, di accesso e non di possesso: che cosa accade nel momento in cui l'abbonamento alla versione in linea viene disdetto? Avremo pagato unicamente il servizio fornito dall'editore, o potremo vantare qualche diritto sui documenti resi disponibili in linea (per esempio, il diritto all'invio di un CD-ROM riassuntivo di tutta l'annata, cosa che del resto già accade in alcuni casi)? Può darsi che queste considerazioni siano influenzate dal "crampo mentale" del serialista che, a fronte di un abbonamento pagato, è abituato a veder entrare in biblioteca del materiale destinato a diventare parte del patrimonio posseduto, e che si debba semplicemente cambiare ottica, considerando i periodici elettronici non come un bene da inventariare, ma come uno dei tanti servizi di cui la biblioteca si avvale. Il cambiamento di prospettiva, comunque, è di quelli destinati a produrre mutamenti sostanziali: se una rivista non è più disponibile fisicamente in biblioteca, ma è consultabile solo fin quando resta attivo il servizio per il quale si paga, sarà necessario che la biblioteca si tuteli potenziando i settori che si occupano della fornitura di documenti e del prestito interbibliotecario, in modo da far fronte tempestivamente alle richieste dell'utenza anche nel caso che i documenti necessari non siano disponibili fisicamente; oppure che gli editori garantiscano alle biblioteche la possibilità di conservare localmente, sempre in formato elettronico, le annate di periodici che siano state pagate.
Vista la quantità di problemi che solleva, la gestione dei periodici elettronici non può essere considerata una semplice appendice della più generale gestione dei periodici cartacei: la cura dei rapporti con gli editori, la necessità di stretti legami con il centro di elaborazione dati, l'instabilità di molte situazioni (ad esempio, periodici accessibili gratuitamente in prova soltanto per un anno, periodici che da un anno all'altro non necessitano più di username e password, e così via), la necessità di contrattare le licenze d'uso, le continue novità in fatto di titoli resi disponibili in linea, i problemi dell'informazione all'utenza impongono l'organizzazione di un apposito servizio, soprattutto in vista dell'inevitabile incremento che questi strumenti sono destinati ad avere. Altrettanto inevitabile è poi una più stretta collaborazione tra biblioteche e editori (osserva Ann Okerson che i bibliotecari si trovano al centro della «catena alimentare informativa», anche se sono più vicini ai lettori che agli autori, rappresentandone gli interessi per quanto riguarda l'accesso all'informazione [15]), non solo in vista di un ulteriore snellimento delle pratiche amministrative, ma anche per far sì che le esigenze evidenziate sul campo possano essere recepite più rapidamente: innanzitutto, a mio avviso, la definizione di standard per quanto riguarda i software da utilizzare e la soluzione del problema dell'archiviazione dei dati.
Infine, sarà utile condurre indagini sull'uso che gli utenti fanno dei periodici elettronici. Anche se il futuro si muove in questa direzione, infatti, non è detto che l'attuale utilizzo dei periodici elettronici sia quantitativamente tale da giustificare massicci investimenti di tempo e di denaro, così come tutto da verificare è il grado di soddisfazione degli utenti in termini di informazioni recuperate e di tempi di lavoro. Senza contare poi che solo conoscendo con precisione quali sono le esigenze e le abitudini degli utenti (sapendo cioè se la consultazione avviene principalmente tramite lettura direttamente da video, oppure in seguito a download, o ancora dopo aver stampato il testo, o se il periodico viene utilizzato prevalentemente per scorrerne gli indici, ecc.) sarà possibile organizzare in maniera adeguata il servizio.
[1] S. Michael Malinconico. Electronic documents and research libraries. «IFLA journal», 22 (1996), n. 3, p. 211-225.
[2] Thomas E. Nisonger. Collection management issues for electronic journals. «IFLA journal», 22 (1996), n. 3, p. 233-239.
[3] Directory of electronic journals, newsletters and academic discussion lists. Washington: Association of Research Libraries, 1991- .
[4] Fytton Rowland. Electronic journals: delivery, use and access. «IFLA journal», 22 (1996), n. 3, p. 226-228.
[5] The electronic journal: the future of serials-based information, Brian Cook editor. New York: The Haworth Press, 1992.
[6] Judy Luther. Full text journal subscriptions: an evolutionary process. «Against the grain», 9 (1997), n. 3, p. 18-24, oppure http://www.arl.org:591/luther.html.
[7] George Machovec. Electronic journal market overview, 1997. March 1997. http://www.coalliance.org/reports/ejournal.htm.
[8] Luca Bardi. Nuove tecnologie e biblioteche universitarie. «Biblioteche oggi», 15 (1997), n. 2, p. 8-17.
[9] Wim Luijendijk. Archiving electronic journals: the serial information provider's perspective. «IFLA journal», 22 (1996), n. 3, p. 209-210.
[10] Antonella De Robbio. I periodici elettronici in Internet: stato dell'arte e prospettive di sviluppo. «Biblioteche oggi», 16 (1998), n. 7, p. 40-56. In linea da aprile 1998, http://www.burioni.it/forum/adr-period.htm.
[11] Ann S. Okerson. Buy or lease? Two models for scholarly information at the end (or the beginning) of an era. «Daedalus», 125 (1996), n. 4, p. 55-76, oppure http://www.library.yale.edu/~okerson/daedalus.html.
[12] Trisha L. Davis. License agreements in lieu of copyright: are we signing away our rights? «Library acquisitions: practice and theory», 21 (1997), n. 1, p. 19-27.
[13] Carol Newton-Smith. When the electronic journal comes to the campus. In: The electronic journal: the future of serials-based information, Brian Cook editor. New York: The Haworth Press, 1992, p. 35.
[14] Lucio Lubiana. La fisica sceglie l'e-journal. «Biblioteche oggi», 15 (1997), n. 1, p. 38-45.
[15] Ann S. Okerson. A librarian's view of some economic issues in electronic scientific publishing. http://www.library.yale.edu/~okerson/unesco.html.