Per caratterizzare il denso manuale di Karen Kreizman possiamo partire da due considerazioni svolte dall'autrice nella prefazione.
Mentre esistono diversi testi "classici" sulla gestione di piccole biblioteche specializzate e di centri di documentazione, pochi sono invece quelli dedicati alla loro creazione "da zero". Scopo dell'opera è appunto quello di offrire una serie di consigli pratici su come pianificare e avviare una di queste strutture.
E inoltre: per quanto le indicazioni presentate in questa guida possano essere applicate a qualunque tipologia bibliotecaria, esse sono state pensate in riferimento a ciò che nei paesi anglosassoni viene chiamata one-person library, la biblioteca gestita da un'unica persona, che generalmente può essere una piccola biblioteca specializzata o un centro di documentazione aziendale.
Questa prospettiva caratterizzerà ogni capitolo del volume e idealmente lo concluderà con la presentazione di cinque "esperienze" di centri di documentazione, creati e gestiti da un unico bibliotecario (il solo-librarian).
È noto che la figura del solo-librarian riassume su di sè compiti e funzioni che in biblioteche di maggiori dimensioni sono divisi tra più figure professionali. In questo caso, le responsabilità delle scelte e i dubbi sulle procedure tecniche non possono spesso essere condivisi all'interno della realtà di lavoro, ma devono il più delle volte essere partecipati attraverso una rete di rapporti esterni non sempre facile da realizzare. Tuttavia, il bibliotecario che gestisce un centro di documentazione in maniera efficace diventa un attore di primo piano della realtà aziendale od organizzativa in cui opera.
È forse questa l'immagine che l'autrice vuole trasmetterci: quella di un centro che sia realmente integrato nella realtà aziendale; che possa soddisfare le necessità informative degli utenti con consapevolezza e tempestività; che possa valutare la reale influenza delle informazioni fornite sul raggiungimento di un obiettivo o sulla determinazione di una scelta. E che, infine, arrivi a offrire attivamente il proprio contributo al piano strategico dell'azienda stessa.
Partendo dalla conoscenza del contesto aziendale/organizzativo, attraverso l'analisi delle necessità informative dei propri utenti, i primi passi del documentalista saranno quelli di creare un piano strategico di sviluppo del centro di documentazione che sia il più possibile allineato agli scopi e agli obiettivi della politica dell'organizzazione di cui fa parte.
I passi successivi saranno quindi quelli di sviluppare le raccolte e stabilire i servizi informativi, nonché di arredare adeguatamente i locali. A ognuno di questi aspetti viene dedicato un capitolo ricco di suggerimenti pratici e di riferimenti bibliografici per un ulteriore approfondimento. L'ottica è sempre quella della maggior interazione possibile con la mobile realtà informativa aziendale/organizzativa, che porta spesso a ridefinire criteri e linee di sviluppo delle attività e delle procedure.
Si rivelerà poi molto importante delineare un'"identità" propria del centro di documentazione. Fa parte della più generale strategia di marketing dei suoi prodotti e servizi, che viene definita come uno dei compiti principali del documentalista, dal momento che l'accettazione immediata dei suoi ruoli e funzioni non è una cosa scontata.
Tra i compiti propri del documentalista – oltre a quelli tradizionali, quali l'organizzazione del document delivery, dei servizi di reference e di ricerca online – l'autrice individua anche la possibilità di un suo coinvolgimento attivo nell'organizzazione e gestione della documentazione interna prodotta dall'azienda: gestione che può andare dalla semplice indicizzazione e archiviazione, a metodologie più complesse di knowledge management.
Alcuni capitoli illustrano poi ulteriori aspetti del lavoro del documentalista, quali quelli legati alla formazione di eventuale personale aggiuntivo e soprattutto quelli che si occupano delle metodologie di valutazione delle attività. A questo riguardo vengono illustrati brevemente diversi strumenti di analisi costi-benefici e diverse procedure per organizzare una comunicazione efficace. Comunicazione che – auspica l'autrice – non dovrebbe limitarsi alle semplici discussioni di budget, ma partecipare attivamente allo sviluppo delle idee, nell'ottica di una crescente integrazione del centro di documentazione all'interno delle stesse scelte strategiche dell'azienda o dell'organizzazione.
Completano il volume la descrizione articolata di cinque esperienze di centri di documentazione aziendali e tre appendici di risorse: associazioni di biblioteche, fornitori di servizi e siti Web.
L'opera di Karen Kreizman si inserisce all'interno della manualistica di base dedicata alla più generale tematica della organizzazione e gestione delle biblioteche specializzate. Si tratta di un'opera completa e armonica nella trattazione delle singole tematiche, che riesce anche a suggerire possibili linee di ulteriori sviluppi nella ridefinizione delle professionalità.
Francesco Giacanelli
Biblioteca italiana per i ciechi, Centro di documentazione tiflologica, Roma