L'allestimento di un catalogo speciale o di una bibliografia comporta una serie di dubbi che riguardano sia il materiale da inserire che l'organizzazione delle informazioni relative. L'inserimento di nuove informazioni presenta un pericolo ulteriore, dovuto all'eventuale incoerenza resa a volte necessaria da condizioni impreviste e talora imprevedibili. Per questa ragione è bene che il catalogo sia impostato su criteri chiari, che sappiano prevedere entro i limiti del possibile l'eventualità di inconvenienti futuri. Anche le bibliografie correnti a stampa presentano caratteristiche analoghe, benché non identiche: le informazioni successive non vengono inserite in una serie unica, sì che a prima vista l'esigenza di coerenza è limitata alla puntata singola, si tratti di volume, di fascicolo o di appendice a un periodico. La ricerca attraverso serie successive si fa però faticosa se i criteri di scelta e di organizzazione variano da una serie all'altra. Senza contare che la compilazione di un indice cumulativo, ad esempio l'indice annuale di una bibliografia speciale pubblicata come appendice in un periodico trimestrale, crea difficoltà in misura proporzionale all'intensità delle variazioni. Se ci si basa su uno schema iniziale, alcune voci risulteranno ben presto troppo piene ed altre poco frequentate, perché uno schema astratto può non corrispondere alla realtà. Se si parte dal materiale disponibile si rischia di ripetere l'antica esperienza negativa della norma per categorie basate sulla consistenza attuale, dove troppo sovente occorrerà forzare una voce per inserirvi nuove informazioni di tipo non previsto. Converrà considerare uno schema iniziale alquanto generico per poi modificarlo successivamente, senza tuttavia esagerare sia per non confondere gli utenti che per facilitare il cumulo delle informazioni. Se poi si intendesse compilare un indice di più annate o, ancor peggio, si volesse riunire in un dischetto l'intera bibliografia, l'intervento manuale per portare la coerenza in un insieme che presenta incertezze e contraddizioni si renderebbe necessario ma risulterebbe anche faticoso.

Di qui l'opportunità di seguire criteri duraturi, in qualche modo contraddetta dallo scopo iniziale della bibliografia, che potrebbe essere semplicemente quello di offrire il suggerimento di altre letture agli adepti volonterosi che leggono un periodico specialistico. Una certa bonarietà della scelta, dipendente anche dai gusti personali e dalle conoscenze dei compilatori, non sarebbe più sufficiente a garantire la continuità e la cumulabilità delle informazioni. Meglio dunque prevedere fin dall'inizio l'eventualità di un certo sviluppo e attribuire alle informazioni una vitalità non limitata alla data del periodico.

Il primo problema riguarda i documenti da inserire nella bibliografia. Solo pubblicazioni oppure anche documenti non indipendenti fisicamente? E in quest'ultimo caso, ovviamente scontato per la Letteratura professionale italiana che è oggetto di questa nota, quale dovrà essere il limite? Anche una notizia breve può presentare un interesse, ma il rischio di trasformare la bibliografia in uno spesso strato di notizie sul quale galleggino le registrazioni di pubblicazioni e di articoli più importanti consiglia di riportarci al compito prefisso, che è quello di allestire una bibliografia e non una raccolta di notizie. Certo, siamo sempre di fronte al problema della definizione, e in questo caso alla definizione del termine "documento". Anche la notizia contenuta in un trafiletto di giornale è descrivibile: ha un titolo, a volte perfino un autore. Occorrerà evitare il diavoletto tentatore e scartare i "documenti" che consistono nella semplice segnalazione di un avvenimento. Il limite non è certo definibile con chiarezza e non è costante, ma dipende anche dalla specificità della notizia oltre che dalla specificità del catalogo o della bibliografia: la raccolta di notizie locali nella biblioteca di un quartiere cittadino o di una piccola comunità potrà esigere criteri di scelta diversi da quelli applicabili in una bibliografia professionale corrente, come quella di cui ci interessiamo. La notizia di un avvenimento riguardante le biblioteche italiane, ad esempio l'inaugurazione di una mostra, pubblicata in una rivista straniera potrà essere segnalata, mentre non sarà il caso di riservare un trattamento analogo alle numerose notizie pubblicate nelle riviste specialistiche italiane.

Ai fini della Letteratura professionale italiana, il cui soggetto e i cui limiti risultano dal titolo, le recensioni devono essere prese in considerazione? Sicuramente quelle pubblicate in periodici stranieri, mentre per i periodici italiani può convenire segnalare quelle non limitate a una breve notizia, aggiungendole come nota alla descrizione della pubblicazione stessa quando figuri nello stesso numero del "Bollettino AIB", oppure facendo riferimento ad essa. Solo in casi particolarmente significativi verranno trattate come contributi indipendenti.

Un altro limite riguarda le materie collaterali. Anche in questo caso la tentazione, assai forte, di allargare l'ambito di interesse dovrà essere contenuta e ben controllata e, ancora una volta, dipenderà dalla finalità della bibliografia. Nel caso della nostra bibliografia ci si limiterà a tutto quanto si riferisce alle biblioteche, ma questo non ci dà certezza sulle tecniche relative al materiale contenuto nelle biblioteche. Come ci comporteremo per la storia del libro, per le tecniche di stampa, per il commercio librario, per l'organizzazione editoriale, per la bibliografia, per la paleografia?

Quest'altro dubbio è legato al problema che riguarda la scelta delle fonti. Dato che la bibliografia professionale riguarda i documenti italiani, la fonte principale sarà data dalle pubblicazioni professionali italiane. Altre fonti saranno i periodici stranieri, per segnalare i contributi di bibliotecari italiani, le pubblicazioni e gli articoli stranieri che trattino delle biblioteche italiane, ed anche le recensioni a pubblicazioni italiane. Si prenderà inoltre in considerazione la stampa italiana in genere, per segnalare contributi riguardanti le biblioteche, e non si trascureranno i periodici italiani riguardanti materie collaterali come la bibliografia, l'archivistica, la storia del libro, che possano contenere contributi riguardanti le biblioteche. Di qui l'evidente incompletezza delle informazioni, che saranno soddisfacenti solo nel caso dei periodici professionali italiani. Mi correggo: anche in questo caso si renderà opportuna una scelta tra il materiale di produzione strettamente locale. I contributi occasionali sulla stampa italiana non potranno essere segnalati sistematicamente, a meno di allargare la cerchia dei collaboratori alla bibliografia. Le materie collaterali, sempre che si intenda prenderle in considerazione, saranno evidenziate quando trattate nei periodici di biblioteconomia, ma i contributi esterni se trattati sistematicamente snaturerebbero una bibliografia dedicata alle biblioteche. Non segnalerei, ad esempio, i contributi del "Gutenberg Jahrbuch" su incunaboli italiani o lo studio su una legatura pregiata, mentre può essere utile l'informazione su una pubblicazione dedicata alla storia della legatura, ai problemi del restauro, alla situazione dell'editoria. Lo specialista della storia del libro o del restauro ha le sue fonti di informazione, mentre la bibliografia professionale riguarderà l'attività del bibliotecario, il cui interesse professionale coinvolgerà certo la conoscenza dei problemi generali del libro, dell'editoria, del restauro, senza approfondimenti specifici. L'alternativa sarebbe di allargare l'ambito della bibliografia alle scienze del libro, il che è sembrato inopportuno e comunque di difficile realizzazione entro il "Bollettino". D'altra parte, l'eliminazione totale parrebbe una decisione brutale e anche inopportuna per l'interesse professionale dei bibliotecari. Rimane la considerazione dell'occasionalità delle informazioni, alla quale si potrebbe ovviare allargando le fonti alle riviste di materie collaterali, per segnalare i contributi di carattere generale. Generalità che a sua volta sarebbe però da definire: generale rispetto a che cosa? E poi, non è che allargando il raggio di azione si trovi la terra ferma del confine stabile: si tratta solo di spostare l'incertezza. Si potrebbero escludere le pubblicazioni e i contributi su singoli tipografi o editori e ammettere la storia dell'editoria in un certo periodo, oppure escludere gli aspetti storici per limitarsi alla problematica contemporanea. Ogni soluzione è aperta a obiezioni, ma l'ammettere l'inserimento occasionale di informazioni senza aver definito i limiti non soddisfa appieno. Certamente è qui il punto più dolente di questa come di ogni altra bibliografia speciale. In ambiente diverso, ad esempio in una bibliografia speciale a stampa di diffusione internazionale, la questione potrebbe esser posta diversamente, fissando un elenco dei periodici presi in considerazione per lo spoglio; nel nostro caso questa soluzione è parsa troppo limitativa, sia per la presenza anche se occasionale di periodici stranieri o non professionali che per l'irregolarità di certe pubblicazioni locali; ovviamente poi il discorso sarebbe limitato alle pubblicazioni periodiche, mentre rimarrebbe aperto per le monografie.

Una volta deciso il comportamento da seguire per la scelta delle informazioni bibliografiche, occorre organizzarle. Le linee direttive riguardanti i criteri di scelta dei documenti, la loro descrizione e la classificazione adottata (pubblicata quest'ultima nel primo numero del 1993 del "Bollettino AIB") sono frutto di una serie di discussioni che hanno dato luogo in alcuni casi a cambiamenti, i quali hanno reso necessari alcuni interventi per la compilazione degli indici. La nuova forma assunta dal "Bollettino AIB" nel 1992 fu occasione per ristrutturare la rubrica, ed i primi numeri della nuova serie risentono per l'appunto di alcune variazioni e ripensamenti, peraltro limitati dall'esperienza (e dalle variazioni) vissuta dalla rubrica stessa negli anni precedenti.

Per la descrizione si è seguita l'ISBD, con alcune semplificazioni riguardanti soprattutto i segni di punteggiatura impiegati per identificare le aree e gli elementi. Si è evitato di ripetere nella descrizione il nome dell'autore (o degli autori), perché la sua (o la loro) presenza è già nell'intestazione. Nella bibliografia a stampa questi accorgimenti permettono di evitare la ripetizione inutile di un'informazione sulla paternità del documento, anche quando essa sia condivisa. La gestione informatica per l'allestimento del dischetto costringe tuttavia a considerare l'intestazione unita alle descrizione, riportandoci in qualche modo alla discussa (e superata dal punto di vista catalografico) norma 114 delle RICA e, per le opere di più autori, addirittura alle norme del 1956. Nonostante questi inconvenienti, inaccettabili in un catalogo, la funzione della bibliografia ha consigliato di dare la preferenza alla leggibilità della scheda. Un criterio analogo a RICA 114 fu adottato per qualche tempo dalla British national bibliography. Si è data importanza particolare alla nota di contenuto, anche per evitare di spezzettare una pubblicazione miscellanea in una serie di spogli destinati a seguirsi l'un l'altro perché inseriti nella medesima classe. Senz'altro preferibile per la bibliografia a stampa, la validità di questa soluzione dovrebbe essere verificata anche per la base dati.

Per quanto riguarda l'ordinamento delle registrazioni bibliografiche, l'opportunità di un raggruppamento per soggetto, al fine di uno scorrimento rapido delle informazioni, sconsiglia l'ordinamento alfabetico per autore, al quale potrà provvedere un indice. Ma anche un ordinamento alfabetico per soggetti non è opportuno in una bibliografia limitata a un paio di centinaia di registrazioni: l'evidente esigenza di tempo per l'analisi concettuale e soprattutto per la gestione del soggettario o del thesaurus non sarebbe giustificata dai vantaggi. È parsa evidente fin dall'inizio l'opportunità di una classificazione che offrisse una sequenza per classi non estremamente specifiche. Si sono prese in esame classificazioni preesistenti, ciascuna con proprie esigenze e ragioni, ma nessuna direttamente trasportabile. La classificazione a faccette del "Library and information science abstracts" è assai dettagliata e troppo complessa ai fini di una bibliografia non indipendente e comunque limitata, mentre la capillarità della Classificazione decimale Dewey ha una funzione chiaramente diversa. L'una e l'altra sono comunque servite a chiarire dubbi sulla preferenza da dare ai temi interdisciplinari e, dove il caso, alla successione delle categorie. Ad esempio, il tema dominante dell'automazione ha consigliato di assegnarle una classe a sé, tra l'organizzazione delle biblioteche e la politica bibliotecaria, ma di subordinare al tema stesso il trattamento informatico di un tema specifico, con un andamento che riflette la successione Personalità-Energia di ranganathaniana memoria. Una soluzione contraria è stata adottata invece per la classe dei materiali speciali, limitata alla tipologia, mentre l'utilizzazione relativa è stata portata alle classi particolari (biblioteche speciali, servizi al pubblico, catalogazione, conservazione, ecc.).

Le venti classi numerate da 1 a 20 hanno suddivisioni (che potranno essere integrate) indicate con una lettera alfabetica. Le classi partono dagli aspetti generali (1 Biblioteconomia, 2 Professione, 3 Bibliografia, 4 Cataloghi di biblioteche), prevedendosi una preferenza per i temi specifici: ad esempio, una bibliografia sulla catalogazione troverà posto con la catalogazione. Seguono gli aspetti organizzativi generali (5 Amministrazione e organizzazione, 6 Automazione, 7 Politica bibliotecaria, 8 Legislazione). Vengono poi le classi relative alla tipologia delle biblioteche (9 Generali, 10 Speciali). Dopo la classe 11 (Edilizia e arredamento) si trovano le classi relative al trattamento del materiale (12 Acquisizioni e preparazione, 13 Materiali speciali, 14 Conservazione, 15 Catalogazione, 16 Indicizzazione per soggetto), per concludere la parte propriamente bibliotecaria con la classe 17, riguardante i servizi al pubblico. Si è ritenuto conveniente tuttavia ammettere tre classi che presentano interesse professionale, anche se per le ragioni già dette le informazioni in esse contenute non potranno essere esaustive: i problemi della lettura (18), l'editoria (19), limitata ai problemi generali e contemporanei e la storia del libro (20), limitata anch'essa agli aspetti generali, con esclusione dello studio di singole pubblicazioni o tipografi. Decisione alquanto sofferta quest'ultima, certo criticabile come tutte le decisioni.

Non è sembrato opportuno prevedere indicazioni alfabetiche di soggetto neppure come accesso alternativo in un indice. La difficoltà della coerenza in una bibliografia corrente è ancor maggiore che in un catalogo, dove la disponibilità del materiale permette confronti diretti, assai problematici in una bibliografia. So bene di rischiare la taccia di ipocrita, perché è raro che quei confronti si facciano anche in un catalogo, ma almeno in teoria essi sono fattibili e dovrebbero costituire una garanzia per una gestione coerente del catalogo alfabetico per soggetti, cartaceo o automatizzato che sia. L'utilità di una stringa alfabetica per soggetto non riguarderebbe in ogni caso la singola puntata, ma la cumulazione delle informazioni. Ed è proprio a questo fine, soprattutto nella previsione di un dischetto che presenti una produzione pluriennale, che si è raccomandato di aggiungere alle descrizioni che non offrissero certezza interpretativa una breve nota chiarificatrice, contenente parole chiave convenienti per la ricerca. Il conflitto tra la ricerca attraverso parole chiave contenute nella registrazione bibliografica e la ricerca attraverso un linguaggio normalizzato come quello di voci di soggetto è difficilmente assimilato dagli utenti e costituisce comunque motivo di disturbo, che potrebbe essere attenuato quando si preveda l'impiego di note o di riassunti. In questo modo la nota offrirà un'informazione diretta al momento della consultazione del fascicolo ed allo stesso tempo faciliterà l'accesso nel caso di ricerca con l'elaboratore. L'aumento delle note negli ultimi fascicoli conferma questa tendenza.

L'esaustività delle informazioni e la definizione delle tematiche da trattare potrebbero costituire un'aspirazione il cui raggiungimento annullerebbe del tutto l'intervento personale dei compilatori, con la loro capacità di scelta.

Ma l'esaustività comporterebbe anche un appiattimento qualitativo inaccettabile, evitando di trarre il troppo e il vano, sicché l'intervento personale non è da considerare tanto un inconveniente inevitabile dovuto all'impossibilità di raggiungere una condizione ideale, quanto un elemento indispensabile all'equilibrio. Dev'essere un intervento discreto, non prevaricante. Ed è la ricerca di un equilibrio ben equilibrato, con i suoi ritocchi e con i suoi ripensamenti, a costituire un ulteriore pericolo di oscillazione nella successione delle puntate in una bibliografia corrente.