G. Stevenson Smith.  Accounting for libraries and other not-for-profit organizations.  Chicago: American Library Association, 1999.  XII, 322 p.  ISBN 0-8389-0758-X.  Ł 65.50.

L'autore tratta della gestione finanziaria contabile delle organizzazioni senza scopo di lucro, tra cui anche le biblioteche, negli Stati Uniti d'America, proponendosi di fornire un metodo di produzione di resoconti finanziari il più possibile utile a chi le gestisce. Nella prima parte si occupa dei differenti metodi di contabilità (per le organizzazioni di questo tipo, di emanazione governativa, il metodo maggiormente seguito è quello del modified accrual, una combinazione di bilancio di competenza e di cassa, fortemente focalizzato sul flusso di risorse attraverso specifici fondi), mentre nella seconda parte si spinge oltre i concetti di base, trattando dei vari tipi di fondi. Alla fine un utilissimo glossario, l'indice analitico e le risposte agli esercizi che vengono proposti al termine di ogni capitolo insieme alla bibliografia relativa.

Viene per prima cosa chiarito il concetto di contabilità e si suggerisce la terminologia appropriata, mostrando con numerosi esempi perché l'esatta comprensione di essa può fornire un supporto alle decisioni che il manager di queste organizzazioni deve assumere; e perché il supporto sia efficace è indispensabile un flusso di comunicazione molto buono fra lo staff finanziario e la direzione della biblioteca, chiaro e continuo nel tempo, dal momento che le informazioni utili spesso vengono da molto lontano rispetto al momento in cui la decisione verrà presa. Segue una disamina dei concetti di debiti e crediti, attivo e passivo, equilibrio fra entrate e uscite e delle differenze fondamentali fra i tre metodi: bilancio di cassa, di competenza e di cassa e competenza (cash, accrual e modified accrual o MAM); la decisione di seguire un sistema di contabilità piuttosto che un altro influenzerà sia la gestione in toto dell'organizzazione sia il giudizio che l'autorità governativa (di norma quella che elargisce i contributi) emetterà dopo aver esaminato i documenti finanziari per controllare se sono stati seguiti i principi contabili generalmente accettati.

Vengono poi illustrate la stesura del budget a inizio anno - funzione che permette di vedere rapidamente, man mano che si effettuano delle spese, quante risorse sono ancora disponibili nel fondo in questione, pur se non effettivamente presenti in cassa - la chiusura dei conti alla fine dell'anno finanziario collocando entrate e uscite nei rispettivi fondi, la preparazione delle relazioni per il fondo generale con il riepilogo delle operazioni relative alle entrate, alle spese e alle modifiche intervenute durante l'anno. Si esaminano poi nel dettaglio i fondi particolari, ad esempio quello costituito per la costruzione di un nuovo edificio o quello relativo a donazioni (sia nel caso che ne sia autorizzata la spesa per gli scopi specifici indicati dal donatore, oppure che debba essere mantenuto intatto, effettuando con esso degli investimenti e registrando guadagni, loro destinazione ed eventuali perdite); fondi specifici possono anche solo transitare dall'organizzazione, senza che questa ne disponga effettivamente (gli stipendi o i fondi pensione degli impiegati).

Nell'ultimo capitolo i documenti finanziari precedentemente esaminati sono applicati a una realtà di biblioteca, con le relative note, il giudizio espresso dall'autorità governativa, la lettera di trasmissione del direttore che ne illustra i punti salienti insieme ai commenti sull'attività passata e alle previsioni su quella futura.

Nella parte conclusiva, forse per noi la più stimolante, si parla degli indicatori che possono essere usati per analizzare questi rapporti contabili, nel tempo e anche a confronto con altre organizzazioni dello stesso tipo, utili sia se sono tali da permettere di misurare l'efficienza, sia se consentono di verificare l'efficacia, per capire se si sta raggiungendo e mantenendo l'obiettivo di fornire nel migliore dei modi quel servizio per cui l'organizzazione esiste.

Gabriella Mariacher
Biblioteca "R. Meneghelli", Università di Padova





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